Explorer (Baumansicht)

Die Sektion Explorer (Sidebar links) zeigt Ihre Dokumente in einer Baumstruktur (Ordnerstruktur), ähnlich dem Datei-Explorer. Der Tab ist nur sichtbar, wenn Ihre Rolle die Berechtigung „Dokumentenansicht / Browse“ enthält (Berechtigung erforderlich).

Die gewählten Ebenen stehen oben als Kette (hier Jahr › Kontonummer). Jeder Knoten zeigt rechts die Anzahl der enthaltenen Dokumente; ein Klick klappt die nächste Ebene auf.

Ebenen festlegen:

Sie bestimmen selbst, wie die Baumstruktur aufgebaut wird. Verfügbare Ebenen sind z. B. Jahr, Monat, Dokumentart oder beliebige Schlagworte (Kontonummer, Betreff usw.) sowie – in der Gruppe System neben Dokumentart, Mandant und Dateiendung – die Ebene Ersteller.

• Ebene hinzufügen: Klicken Sie auf das +-Icon und wählen Sie eine Ebene.
• Ebene entfernen: Klicken Sie auf das X an der jeweiligen Ebene.
• Reihenfolge ändern: Ziehen Sie die Ebenen per Maus in die gewünschte Reihenfolge. Auf Mobilgeräten stehen Pfeile zur Verfügung.

Ebene Ersteller: Gruppiert nach der Person, die ein Dokument archiviert oder hochgeladen hat. Die Baumknoten zeigen „Nummer – Name“. Das davon getrennte, manuell gepflegte Schlagwort Benutzer steht wie jedes Schlagwort als eigene Ebene in der Gruppe Schlagwort bereit.

Baum durchsuchen:

1. Klicken Sie auf Laden, um die Baumstruktur aufzubauen.
2. Klicken Sie auf einen Ordner, um ihn aufzuklappen.
3. Auf der untersten Ebene werden die zugehörigen Dokumente angezeigt.

Sortierung: Ebenen mit Zahlenwerten (Ersteller, Kontonummer, Fallnummer) sortieren numerisch — die 8 steht also vor der 19 und die 9000 vor der 70001, nicht wie bei einer Textsortierung dahinter. Sammelknoten wie „(ohne Wert)“ stehen am Ende ihrer Ebene.

Pfadanzeige: Beim Aufklappen eines Ordners erscheint oberhalb des Baums eine Pfadanzeige (z. B. Jahr > 2024). Ein Klick auf den ersten Eintrag klappt alle Ordner wieder ein.

Zwei Zahlen, zwei Mengen: Das Abzeichen am Menüpunkt Explorer (und die Kennzahl „Belege im Archiv“ auf dem Dashboard) nennt alle Dokumente, die Sie im Archiv sehen dürfen. Die Zahl über der Baumansicht zählt dagegen das, was gerade geladen ist. Beide stimmen überein, solange Sie weder einen Zeitraum noch einen Filter setzen. Sobald eine Einschränkung greift, steht über dem Baum „… in der Auswahl“ und der gewählte Zeitraum wird daneben angezeigt. Ein kleiner Unterschied kann dennoch bleiben: Das Abzeichen zählt – wie die Suche – auch alte Versionsstände und Alt-Einträge mit, die die Baumansicht nicht anzeigt. Und ein Dokument mit mehreren Werten desselben Schlagworts (z. B. mehrere Projekte oder Kostenstellen) erscheint unter jedem zugehörigen Knoten – die Summen der Knoten können deshalb über der Gesamtzahl liegen, gezählt wird jedes Dokument nur einmal.

Gespeicherte Vorlagen im Menü: Ihre gespeicherten Such- und Browse-Vorlagen erscheinen als auf- und zuklappbare Gruppe Vorlagen (mit Anzahl) direkt unter Suche und Explorer in der linken Menüleiste; ebenso erscheinen Ihre gespeicherten Aufgaben-Ansichten unter Meine Aufgaben. Über den Gruppen-Titel können Sie die Liste bei vielen Einträgen ein- oder ausklappen; der Zustand bleibt gespeichert. Ein Klick auf eine Browse-Vorlage wechselt in den Explorer und konfiguriert den Baum entsprechend; ein Klick auf eine Such-Vorlage wechselt in die Suche und führt sie direkt aus; ein Klick auf eine Aufgaben-Ansicht wechselt in Meine Aufgaben und wendet die Ansicht an. Es werden nur die für Sie sichtbaren Einträge angezeigt; geteilte Vorlagen und Ansichten (global oder rollenbezogen) sind mit einem Kürzel gekennzeichnet. Neue Einträge erscheinen automatisch, sobald Sie sie speichern.

Dokumente zuweisen: Über die Schaltfläche Zuweisen wechselt der Explorer in einen Zuweisen-Modus (nur für interne Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung, im Portal nicht verfügbar). Wählen Sie Dokumente in einer geöffneten Liste aus und ziehen Sie sie auf einen Schlagwort-Wert-Ordner — oder tippen Sie auf Hierhin zuweisen, wenn Sie ein Touchgerät nutzen. Im anschließenden Dialog entscheiden Sie, ob das Schlagwort verschoben wird (der alte Wert wird dabei entfernt) oder zusätzlich angefügt wird. Der Button Rückgängig nimmt Aktionen der laufenden Sitzung in umgekehrter Reihenfolge zurück. Ordner der System-Ebenen (Zeitraum-Ebenen wie Jahr/Quartal/Monat/Kalenderwoche sowie Dokumentenart, Mandant, Dateiendung, Ersteller) sind keine gültigen Ziele. Verschieben steht nur zur Verfügung, wenn Ihre Rolle auch das Recht zum Löschen von Schlagworten enthält.