Dokumente teilen

Sie können Dokumente auf zwei Wegen mit anderen Personen teilen. Der Teilen-Dialog ist über die Button Teilen in der Detailansicht erreichbar.

Teilen ist ein eigenes Recht (Dokumente teilen): Ohne diese Berechtigung erscheint der Teilen-Button nicht und der Versand-Dialog bietet den Freigabelink nicht an. Der Sammelversand mehrerer Dokumente per E-Mail läuft immer über einen Freigabelink — ohne die Berechtigung nennt die Anwendung beim Versand den Grund. Wer nur das Download-Recht hat, kann ein einzelnes Dokument weiterhin als Anhang versenden, sofern der E-Mail-Versand eingerichtet ist.

Interner Verweis

Für Personen mit Zugang zur Anwendung. Der Verweis hat das Format #dok/123 und öffnet automatisch die Detailansicht.

• Der Verweis kann kopiert oder per E-Mail versendet werden.
• Ist der Empfänger nicht angemeldet, wird er nach dem Anmelden automatisch zum Dokument weitergeleitet.
• Mehrere Dokumente können kommagetrennt angegeben werden: #dok/123,456.

Externer Verweis

Für Empfänger ohne Zugang zur Anwendung. Es wird ein zeitlich begrenzter Zugangsschlüssel erzeugt.

Kennwort-Voreinstellungen: Das Kennwort kann automatisch aus Dokumentdaten vorbelegt werden (z. B. Kontonummer oder Postleitzahl) oder frei gewählt werden.

Der Empfänger sieht eine reine Leseansicht mit Dokumentvorschau, Eigenschaften und Herunterladen-Möglichkeit – ohne Anmeldung und ohne Bearbeitungsfunktionen.

Schnellversand per E-Mail

Die Button Per E-Mail senden kombiniert die externe Freigabe mit einem Direktversand: Sie geben die Empfänger-Adresse ein, der Betreff wird automatisch ausgefüllt, und der E-Mail-Entwurf wird in Ihrem E-Mail-Programm geöffnet.

Als Anhang senden (SMTP): Ist der E-Mail-Versand serverseitig eingerichtet, bietet der Versand-Dialog bei einem einzelnen Dokument zusätzlich die Option, das Dokument direkt als Anhang zu verschicken, statt einen Freigabelink zu erzeugen. Sie wählen „Als Anhang senden“, geben Empfänger, Betreff und optional eine Nachricht ein; das Dokument wird sofort über den Server per E-Mail zugestellt. Für den Anhang-Versand gelten dieselben Zugriffsrechte wie für den Download (keine erweiterten Rechte über die E-Mail-Funktion); fehlt das Download-Recht, bietet der Dialog ausschließlich den Freigabelink an. Umgekehrt bietet der Dialog ohne die Berechtigung Dokumente teilen nur den Anhang-Versand an. Die Aktion ist auch im Dokument-Karussell über Per Mail erreichbar. Ist kein E-Mail-Versand eingerichtet, steht nur der Freigabelink-Weg zur Verfügung.

Formatierter Nachrichtentext: Der Nachrichtentext kann formatiert werden (Fett, Kursiv, Unterstreichen, Aufzählungen, Links). Beim Anhang-Versand wird die Formatierung als HTML-E-Mail übernommen. Beim Freigabelink-Versand über das E-Mail-Programm wird der Text unformatiert (als reiner Text) übergeben, da mailto keine Formatierung transportiert.