Dokumentenerkennung

Für bestimmte Dokumentenarten analysiert das System den Inhalt automatisch nach dem Archivieren. Dafür stehen mehrere Extraktions-Provider zur Verfügung:

• Azure Document Intelligence (Standard): Ein Azure-Modell liest Text und Felder in einem Schritt. Vortrainierte Modelle wie prebuilt-invoice liefern eine feste Feldliste ohne Prompt, eigene Felder nur über ein in Azure trainiertes Modell. Stark bei Standardrechnungen.
• LLM: Ein Sprachmodell liest die Felder aus dem Text, den vorher ein OCR-Provider gewonnen hat. Welche Felder, bestimmt der Extraktions-Prompt – damit für jede Dokumentenart geeignet (Lieferschein, Reklamation, Vertrag …). Die Qualität hängt am OCR-Text.
• Dokumentmodell (Vision): Ein Sprachmodell mit Bildeingabe bekommt das Dokument selbst (PDF oder Bild) und liefert Felder, Volltext und Konfidenzen in einem Schritt. Hilft bei Tabellen, verschachteltem Layout und schlechten Scans, verbraucht aber deutlich mehr Token als LLM. Konfiguriert über ein normales LLM-Profil, das auf ein Modell mit PDF- bzw. Bildeingabe zeigen muss.

Nur beim Provider LLM gewinnt vorab ein OCR-Provider den Text (Auto, Textebene des PDF, Tesseract oder Azure Document Intelligence); Azure Document Intelligence und das Dokumentmodell lesen das Dokument selbst. Welche Provider verwendet werden, lässt sich global und je Dokumentenart konfigurieren (siehe Dokumentenerkennung einrichten). Das Ergebnis erscheint im Dokumentdetail unter KI-Erkennung.

Der Abschnitt KI-Erkennung trägt nach erfolgreicher Analyse das Kennzeichen Erkannt und listet die ausgelesenen Felder im Klartext – Lieferant, Adresse, IBAN, Rechnungsnummer, Belegdatum sowie Brutto-, Netto- und Steuerbetrag. Darunter stehen der zugeordnete Kreditor mit Quelle und Sicherheit der Zuordnung (z. B. „IBAN, 90 %“) und der Verweis auf den bereits verknüpften Fall; darüber der Workflow-Stand des Falls. Pipeline-Verantwortliche können zusätzlich die Rohdaten (Debug) aufklappen.

Erkannte Felder (je nach Dokumentenart):

• Lieferant, Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum
• Brutto-, Netto- und Steuerbetrag

Weicht der erkannte Bruttobetrag vom Belegbetrag (Beträge-Karte) ab, erscheint unter den erkannten Feldern ein Warnhinweis mit der Differenz – etwa wenn die Erkennung Versand- oder Nebenkosten übersehen hat. Prüfen Sie in dem Fall die Beträge am Beleg und starten Sie die Analyse bei Bedarf erneut.

Mögliche Aktionen:

• Analyse starten / erneut analysieren: Liegt noch keine Analyse vor, zeigt der Abschnitt den Hinweis „Für dieses Dokument liegt noch keine KI-Analyse vor.“ mit der Schaltfläche Analyse starten; eine vorhandene Erkennung lässt sich jederzeit manuell neu starten.
• Freigabefall anlegen: Mit einem Klick kann direkt ein WinLine BelegPro-Fall angelegt werden. Im Dialog wählen Sie Kreditor, Aktion (Finanzbuchhaltung oder Fakturierung) und die Workflow-Nummer.
• Fall-Anlage wiederholen: Falls die automatische CRM-Fall-Anlage fehlgeschlagen ist, lässt sie sich per Schaltfläche manuell wiederholen.
• Automatische Partnerzuordnung: Das System sucht anhand Umsatzsteuer-ID, IBAN und Name automatisch nach dem passenden Personenkonto – in der Konto-Art, die die Dokumentenart vorgibt. Bei Kunden-Dokumentenarten (etwa Angebotsanfrage, Reklamation, Serviceanfrage, Visitenkarte) sucht es unter den Debitoren, sonst unter den Kreditoren. Beschriftung, manuelle Suche und Neuanlage folgen derselben Konto-Art (Kunde anlegen bzw. Lieferant anlegen); angelegt wird mit der ExIm-Vorlage dieser Konto-Art (KI-Grundeinstellungen, „ExIm-Vorlagen je Konto-Art“).