Chat und KI-Assistent

Der integrierte Chat ermöglicht die Kommunikation in Echtzeit — zwischen Benutzern untereinander und mit einem KI-Assistenten.

Chat öffnen

Klicken Sie auf das Chat-Symbol unten rechts, um das Chat-Panel zu öffnen.
Alternativ wechseln Sie zur Sektion Chat in der Sidebar für die Vollansicht.
Im Dokumentdetail finden Sie den Button Dokument-Chat, um eine Konversation mit Bezug zu diesem Dokument zu starten.

Chat-Typen

1:1 Chat: Private Konversation zwischen zwei Benutzern.
Gruppenchat: Konversation mit mehreren Teilnehmern (Berechtigung erforderlich).
KI-Assistent: Stellen Sie dem KI-Bot Fragen zu Dokumenten, Schlagworten und Suche (Berechtigung erforderlich). Der Bot kann das Archiv durchsuchen, Workflow-Aufgaben auflisten und Statistiken anzeigen. Ergebnisse enthalten klickbare Dokument- und Fall-Links, die direkt zur Detailansicht navigieren. Fragen zur Einrichtung und Bedienung (z. B. „Wie richte ich ein E-Mail-Postfach ein?") beantwortet der Assistent direkt aus der Produktdokumentation und nennt die Quelle; Administratoren erhalten zusätzlich Auskünfte aus den Systemvoraussetzungen und der Installationsanleitung.

KI-Assistent: Dokument ansehen (Vision)

Ist die Funktion freigeschaltet, kann der KI-Assistent ein Dokument nicht nur als Text lesen, sondern es sich als gerenderte Seite ansehen. Damit beantwortet er Fragen, für die der erkannte Text nicht ausreicht: „Ist der Beleg unterschrieben?", „Was steht auf dem Eingangsstempel?", „Wie hoch ist die zweite Position in der Tabelle?" — ebenso bei Handschrift, Logos oder schlecht gescannten Belegen. Er nutzt es außerdem, um nach einer Suche zu prüfen, ob ein Treffer wirklich das gesuchte Dokument ist.

Nur auf Bedarf: Ein Dokumentbild kostet ein Vielfaches des Textes, deshalb ruft der Assistent es gezielt ab und nicht bei jeder Frage. Bei mehrseitigen PDF-Dateien lässt sich eine einzelne Seite anfordern („Sieh dir Seite 2 an"); ab 20 Seiten ist eine Seitenangabe nötig, sehr große Dateien lehnt er mit Hinweis ab.
Formate: PDF und Bilder direkt; TIF und Office-Dokumente werden vorher umgewandelt. Formate ohne Vorschau kann der Assistent nicht ansehen.
Berechtigung: Erforderlich ist das Recht Dokumentenvorschau anzeigen — wer Dokumente nicht ansehen darf, darf sie auch nicht durch den Assistenten ansehen lassen. Portal-Benutzer sind ausgenommen. Es gelten dieselben Einschränkungen wie sonst: Berechtigungsprofile (MESOSAFE), autoarchivierte Belegdrucke und die eigenen Mandanten.
Datenschutz: Der Dokumentinhalt wird als Bild oder PDF an den konfigurierten KI-Anbieter übertragen. Die Funktion ist deshalb standardmäßig ausgeschaltet und wird unter Verwaltung → Einstellungen → KI & Verarbeitung → Chat-KI mit Dokument ansehen (Vision) freigeschaltet. Der Schalter ist unabhängig von Dokumentensuche. Jede Übergabe an die KI kann im Audit-Protokoll nachvollzogen werden — dazu ist das Ereignis Dokument dem KI-Assistenten vorgelegt in der Audit-Konfiguration zu aktivieren (wie alle Dokument-Zugriffs-Ereignisse standardmäßig aus).

KI-Assistent: Dokumentenpipelines einrichten

Mit der Berechtigung KI-Pipeline-Konfiguration hilft der KI-Assistent beim Einrichten und Anpassen von Dokumentenpipelines. Beschreiben Sie im Chat, was die Pipeline tun soll — z. B. „Richte mir für Eingangsrechnungen eine Pipeline ein, die extrahiert, den Kreditor nachschlägt und einen Fall anlegt." Der Assistent fragt bei Unklarheiten nach, holt den Schritt-Katalog sowie ggf. die bestehende Konfiguration ab und erstellt einen validierten Entwurf.

Am Ende antwortet der Assistent mit einer Zusammenfassung und einem Link „Im Pipeline-Editor öffnen".
Der Editor öffnet sich mit dem Entwurf vorbefüllt, aber ungespeichert — ein Banner „Entwurf aus KI-Chat" erscheint. Erst nach Prüfung und Klick auf Speichern wird die Pipeline übernommen.
Über Verwerfen im Banner lehnen Sie den Entwurf ab und kehren zum aktuell gespeicherten Stand zurück.
Entwürfe laufen nach wenigen Tagen automatisch ab; ein abgelaufener Link öffnet den Editor mit dem Ist-Zustand und einer Hinweismeldung.
Der Assistent schreibt niemals direkt in die Pipeline-Konfiguration — gespeichert wird ausschließlich vom Benutzer über den normalen Speicherpfad im Editor.
Die Berechtigung KI-Pipeline-Konfiguration genügt für den gesamten Weg: Editor öffnen, Pipeline-Schritte und Feld-Zuordnungen bearbeiten und speichern. Die installationsweite KI-Grundkonfiguration (Azure-Zugangsdaten, LLM-Profile) bleibt dem KI-Administrator vorbehalten.
Kontext-Chats (Dokument/Aufgabe): Erstellen Sie einen Chat mit Bezug zu einem bestimmten Dokument oder einer Workflow-Aufgabe. Im Chat-Header wird ein klickbares Banner angezeigt, das direkt zum verknüpften Objekt navigiert. Beim Erstellen eines Kontext-Chats können Sie mehrere Teilnehmer auswählen.

Nachrichten

Senden: Geben Sie Ihre Nachricht ein und drücken Sie Enter.
Bearbeiten: Eigene Nachrichten können nachträglich bearbeitet werden — klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü an der Nachricht.
Löschen: Administratoren können beliebige Nachrichten löschen (ebenfalls über das 3-Punkte-Menü).
Antworten: Zitieren Sie eine vorherige Nachricht mit der Antwort-Funktion.
Dateianhänge: Senden Sie Dateien direkt im Chat (Berechtigung erforderlich).
Dokumenten-Links: Verknüpfen Sie Archiv-Dokumente in Ihren Nachrichten.

Lesebestätigungen und Tipp-Anzeige

Unter Ihrer letzten Nachricht sehen Sie, wer diese bereits gelesen hat (z. B. „Gelesen von Max, Anna“). Wenn ein anderer Teilnehmer gerade tippt, wird dies in Echtzeit angezeigt.

Konversationen verwalten

Alle als gelesen markieren: Klicken Sie auf den Button oberhalb der Konversationsliste, um alle Konversationen als gelesen zu markieren. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Konversation und wählen „Als gelesen markieren“.
Stummschalten: Per Rechtsklick auf eine Konversation können Sie diese stummschalten. Stummgeschaltete Konversationen werden nicht in der Ungelesen-Anzahl gezählt und erzeugen keine Desktop-Benachrichtigungen.

Sichtbarkeit

Über das Zahnrad-Symbol im Chat-Bereich können Sie Ihre Sichtbarkeit einstellen:

Interne Benutzer können sich unsichtbar machen — sie erscheinen dann nicht mehr in der Benutzerliste anderer Chat-Teilnehmer.
Portal-Benutzer können die Sichtbarkeitsstufe wählen: Nur mein Unternehmen, Mit Portalbetreiber oder Alle.

Verbindungsstatus

Falls die Verbindung zum Server unterbrochen wird, zeigt ein Banner den aktuellen Status an. Die Verbindung wird automatisch wiederhergestellt. Nach erfolgreicher Wiederverbindung werden Sie allen aktiven Konversationen erneut beigetreten.