Dokumente archivieren (Hochladen)

Die Sektion Archivieren (Sidebar links, auch Hochladen) ermöglicht das Archivieren neuer Dokumente.

Dateien ziehen Sie auf die gestrichelte Fläche oder wählen sie per Klick aus. Darunter legen Sie die Dokumentenart fest und vergeben optional Schlagworte. Oben bieten Schnellzugriffskarten häufige Vorgänge an — etwa das Archivieren einer Eingangsrechnung samt automatischer Fall-Anlage.

1. Dateien auswählen: Ziehen Sie Dateien in den Ablagebereich oder klicken Sie auf Dateien wählen. Mehrere Dateien gleichzeitig sind möglich.
2. Dokumentart wählen (optional): Ordnen Sie die Datei einer Dokumentart zu. Wenn Sie keine Dokumentart auswählen, erkennt das System die passende Art automatisch per Klassifizierung (Heuristik und LLM-Analyse).
3. Schlagworte zuweisen: Sobald Sie eine Dokumentart auswählen, werden die in WinLine hinterlegten Schlagworte automatisch als Vorschläge geladen. Pflichtfelder sind mit einem roten * markiert und müssen vor dem Archivieren ausgefüllt werden. Über Schlagwort hinzufügen lassen sich weitere Schlüsselwörter ergänzen. Bereits manuell eingetragene Werte bleiben beim Wechsel der Dokumentart erhalten.
4. Archivieren: Klicken Sie auf Archivieren. Eine Meldung zeigt den Erfolg pro Datei an.

Datei-Vorschau: Jede ausgewählte Datei wird mit einer kleinen Vorschau angezeigt — Bilder als Bild, PDF-Dokumente mit ihrer ersten Seite, alle übrigen Dateitypen mit ihrem Symbol. Ein Klick auf die Vorschau öffnet die Datei in der Vollbild-Ansicht.

Verwandte Bezeichnung automatisch: Wählen Sie über die Stammdaten-Suche einen Nummern-Wert aus, ergänzt die Anwendung die zugehörige Bezeichnung automatisch als weiteres Schlagwort und befüllt sie mit dem Klartext. Dies gilt für die Paare Kontonummer → Kontobezeichnung, Artikelnummer → Artikelbezeichnung, Kontaktnummer → Kontaktbezeichnung sowie Vertreternummer → Vertreterbezeichnung. Ein bereits manuell eingetragener Wert wird dabei nicht überschrieben. Dieselbe automatische Ergänzung greift auch, wenn Sie ein solches Nummern-Schlagwort nachträglich über die Detailansicht eines bereits archivierten Dokuments hinzufügen — die passende Bezeichnung wird dann als weiterer, noch nicht gespeicherter Schlagwort-Vorschlag angelegt und gemeinsam mit Ihrer Eingabe gespeichert.

Automatische Fallanlage: Ist für die gewählte Dokumentart eine Workflow-Fallanlage eingerichtet, erscheint nach der Dateiauswahl eine Eingabemaske für den Fall:

• Betreff: Pflichtfeld, vorbelegt mit dem Dateinamen.
• Bemerkung: Optionaler Langtext.
• Bearbeiter: Optionale Zuweisung an einen Benutzer.

Der Fall wird nach dem Archivieren automatisch in WinLine BelegPro angelegt.

Das Hochladen ist nur bei Auswahl eines einzelnen Mandanten möglich.