Meine Aufgaben (Freigabe und Kontierung)

Die Sektion Meine Aufgaben (Sidebar links) zeigt alle Freigabe-Vorgänge (Workflow-Fälle), die Ihnen zugewiesen sind. Diese Sektion ist nur für berechtigte Benutzer sichtbar.

Was zählt als „meine" Aufgabe? Standardmäßig erscheinen nur Fälle, die direkt an Sie oder an eine Ihrer Benutzergruppen delegiert sind – die Aufgabenliste und der Zähler am Menüpunkt verwenden dieselbe Logik. Administratoren können dieses Verhalten pro Mandant über die Workflow-Einstellung „Nur zuständige Aufgaben anzeigen" ändern: Ist die Option deaktiviert, erscheinen zusätzlich undelegierte Fälle, deren Bearbeiter Sie sind (früheres Verhalten). Unter Alle berechtigten bleiben solche Fälle unabhängig von der Einstellung sichtbar.

Fallrechte (WinLine): Was Sie an einer Aufgabe sehen und tun dürfen, steuern die in WinLine am Fall (bzw. über Benutzergruppen) vergebenen Fallrechte:

Recht	Bedeutung
V (Ansehen)	Grundvoraussetzung – ohne dieses Recht erscheint die Aufgabe nirgends (weder in Liste, Board noch über einen Direktlink).
U (Upload)	Anhänge zur Aufgabe hinzufügen.
D (Download)	Anhänge der Aufgabe anzeigen, öffnen und herunterladen. Ohne dieses Recht bleibt die Dokumentenliste samt Vorschau verborgen. Mit dem Recht ist auch das Lesen des Anhangs im Archiv eingeschlossen – unabhängig vom Archiv-Berechtigungsprofil des Dokuments.
R (Rechte)	Fallrechte verwalten (nur in WinLine).
S (Status)	Status wechseln bzw. neuen Schritt schreiben. Steuert auch die Sichtbarkeit der Folgeschritt-Buttons (ohne S werden sie gar nicht angezeigt), die Delegation und das Ändern des Personenkontos.

Ansichten

Sie können zwischen drei Darstellungen wechseln:

Im Board steht jede Spalte für einen Workflow-Schritt, jede Karte für eine Aufgabe. Die Karte nennt Kreditor, Belegbezug, Betrag und Bearbeiter; der farbige Balken am unteren Rand zeigt, wie lange die Aufgabe schon liegt. Spalten ohne Platz werden am rechten Rand hochkant eingeklappt.

Darstellung	Beschreibung
Tabelle	Sortier- und filterbare Liste mit allen Feldern
Kanban-Board	Workflow-Schritte als Spalten, Vorgänge als Karten. Per Drag & Drop zwischen den Spalten wird der entsprechende Folgeschritt ausgelöst.
Mobilansicht	Kompakte Kartenansicht, für Smartphones geeignet. Schnellaktionen per Wisch-Geste.

Auf Mobilgeräten wird automatisch die Mobilansicht verwendet.

Ansichten-Leiste (Mobil): Auf Mobilgeräten ist die Ansichten-Leiste standardmäßig eingeklappt, um Bildschirmplatz zu sparen. Tippen Sie auf die Leiste, um alle gespeicherten Ansichten anzuzeigen.

Ansichten speichern: Über Ansichten können Sie persönliche, allgemeine oder rollenbasierte Aufgaben-Ansichten speichern. Eine Ansicht speichert Anzeige-Filter, Schlagworte, Zeitraum, Zuständigkeit und Sortierung. Gespeicherte Ansichten erscheinen zusätzlich als aufklappbare Gruppe unter Meine Aufgaben in der linken Menüleiste – ein Klick wendet die jeweilige Ansicht direkt an. Es werden nur die für Sie sichtbaren Ansichten angezeigt.

Erweiterter Filter: Über Filter können Sie Aufgaben nach Personenkonto, Projektnummer, Kostenstelle, Kostenträger, Workflow-Nummer, Zeitraum und zuständigem Benutzer einschränken. Personenkonto, Kostenstelle und Kostenträger bieten eine Matchcode-Suche über Nummer und Bezeichnung (übernommen wird die reine Nummer). Beim Personenkonto lässt sich die Kontoart direkt im Suchfeld einschränken (Alle / Kreditor / Debitor / Interessent, Vorbelegung Alle) – die Kontoart ist eine reine Sucheinschränkung, gefiltert wird immer neutral gegen das Personenkonto des Falls. Freitexteingabe bleibt weiterhin möglich; die Matchcode-Suche setzt die Berechtigung für die WinLine-Stammdatensuche (workflow.belegpro) voraus, andernfalls stehen die Felder als Freitext zur Verfügung. Die Suche zeigt höchstens 50 Treffer; gibt es mehr, erscheint über dem Feld der Hinweis bitte Suche verfeinern – so bleibt kein Treffer unbemerkt weg. Projektnummer und zuständiger Benutzer sind bewusst Freitextfelder (der Zuständig-Filter sucht im Namen, nicht nach einer Nummer). Das Feld Suchbegriff durchsucht zusätzlich Beschreibung, Lieferant, Rechnungsnummer, Buchungstext und die erkannten Positionen; bei Buchungstext und Rechnungsnummer gilt derselbe Vorrang wie in der Aufgabenliste – gesucht wird der tatsächlich gebuchte BelegPro-Wert, ersatzweise der KI-Vorschlag.

WinLine-Filter: Im erweiterten Filter-Dialog steht zusätzlich ein in WinLine definierter Filter (Filter-Assistent) als Auswahlkriterium zur Verfügung. Angeboten werden globale Filter sowie Ihre eigenen persönlichen Filter – je nach Ihrer WinLine-Objektberechtigung auf den einzelnen Filter, unabhängig von einer eventuellen Admin-Vorgabe. Die Option (Standard) übernimmt die vom Administrator hinterlegte Vorgabe (falls vorhanden), (kein Filter) zeigt bewusst ungefiltert. Filter, die das WebArchiv nicht abbilden kann (z. B. mit dem Operator „In Auswertung“ oder Datums-Sonderreihenfolgen), erscheinen ausgegraut mit Hinweistext und lassen sich nicht auswählen. Ein Filter, der in WinLine selbst keine Auswahlbedingung enthält und nur eine Sortierung vorgibt (z. B. „Alle Reklamationen“), lässt sich auswählen, ist aber mit dem Zusatz „– nur Sortierung“ gekennzeichnet: Er ändert die angezeigte Aufgabenmenge nicht, sondern nur deren Reihenfolge. Selektion und Sortierung des gewählten Filters wirken direkt auf die Aufgabenliste und werden mit einer Ansicht gespeichert. Filter mit „Nicht“-Bedingungen oder mit „aktueller Wert“ samt Plus/Minus-Versatz (z. B. „heute minus 3 Tage“) können im WebArchiv derzeit anders wirken als in WinLine, da diese Konstrukte noch nicht erkannt werden.

Sortierung: In der Kanban-Board und Mobilansicht kann nach Datum, Betrag, Fälligkeitsdatum, Kreditor oder Zuständigem sortiert werden.

Schnellfilter in der Kanban-Board: Ein Textfeld ermöglicht das sofortige Filtern der angezeigten Karten nach Kreditor, Rechnungsnummer, Fallnummer, Beschreibung, Gegenkonto oder Buchungstext.

Mobilansicht

Jede Aufgabenkarte zeigt auf einen Blick:

1. Kreditor und Betrag
2. Kurzbeschreibung des Vorgangs
3. Fallnummer, Rechnungsnummer, Datum, Status
4. Sachkonto, Steuer, Kostenstelle (sofern Buchungsdaten vorhanden)

Wisch-Gesten: Wischen Sie eine Aufgabenkarte nach links, um Schnellaktions-Buttons freizulegen: Freigabe, Rückfrage und Ablehnung — sofern im Workflow-Admin konfiguriert. Es kann immer nur eine Karte gleichzeitig geöffnet sein. Tippen Sie außerhalb der Karte, um die Buttons wieder zu schließen.

Hinweis: Ein Schnellaktions-Button (auch im Karussell und in der Mehrfachauswahl der Tabelle) erscheint nur, wenn der zugehörige Schritt laut Workflow-Definition tatsächlich vom aktuellen Stand des Falls aus erreichbar ist. Bei einer Mehrfachauswahl muss dies für alle ausgewählten Fälle zutreffen. Ein Administrator kann diese Prüfung im Workflow-Admin über die Option „Schnellaktionen immer anzeigen“ deaktivieren.

Vorschau-Bereich

Über die Button Vorschau im Aufgaben-Bereich blenden Sie einen Vorschau-Bereich ein. Damit können Sie Belege prüfen und freigeben, ohne das Detailfenster zu öffnen.

Auslöser je Ansicht:

Ansicht	Vorschau wird angezeigt durch
Tabelle	Klick auf eine Zeile oder Navigation mit den Pfeiltasten
Kanban-Board	Einfachklick auf eine Karte
Mobilansicht	Tippen auf eine Karte

Der Vorschau-Bereich zeigt:

• Aufgaben-Informationen: Fallnummer, Beschreibung, Kreditor, Betrag
• Buchungsdaten: Gegenkonto und Buchungsdatum
• Folgeschritt-Buttons: Freigabe, Rückfrage usw. – direkt ausführbar
• Dokumentenvorschau: Anzeige des verknüpften Belegs

Auf dem Arbeitsplatzrechner erscheint der Bereich rechts neben der Aufgabenliste mit einem verschiebbaren Trennbalken. Auf Mobilgeräten erscheint er unterhalb der Liste.

Schnelles Aufgabenwechseln: Bei aktivierter Option springt das System nach einer Schnellaktion automatisch zur nächsten Aufgabe.

Aufgabendetail und Kontierung

Die Detailansicht einer Aufgabe zeigt links die Dokumentvorschau und rechts die Aufgabeninformationen:

Das Aufgabendetail führt alles zusammen: links die Belegvorschau mit den Kontierungsfeldern, in der Mitte Konto, Workflow-Schritte und der Abgleich gegen die Bestellung, rechts KI-Beschreibung, Anmerkungen und verknüpfte Bestellungen. Erkennt das System eine mögliche Doppelerfassung, erscheint oben eine Duplikat-Warnung.

• Kopfzeile auf dem Smartphone: Das Symbol für „In WinLine öffnen“ steht unbeschriftet in der Kopfzeile. E-Mail, Chat und Feedback erreichen Sie dort über die Schaltfläche mit den drei Punkten daneben. Ab Tablet-Breite ist die Kopfzeile wie gewohnt.

• Workflow-Verlauf: Darstellung des gesamten Bearbeitungsverlaufs

• Kontierung: Bearbeitbare Buchungszeilen mit Kontonummer, Steuerschlüssel, Betrag, Kostenstelle und Kostenträger. Alle Felder bieten Stammdaten-Vorschläge. Die zugeordnete WinLine-Steuerzeile wird mit Nummer, Kurzbezeichnung und Steuersatz direkt in der Buchungszeile angezeigt.

  

• Standard-Steuerzeilen: Über das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile des BelegPro-Bereichs pflegen Sie je Mandant die Zuordnung Steuersatz → Steuerzeile. Sie greift bei der automatischen Verarbeitung als Rückfallebene, wenn die Buchungshistorie des Kreditors keinen Treffer liefert (Reihenfolge einstellbar über Steuerzeilen-Vorrang im Pipeline-Editor).

  

• Personenkonto: Das Personenkonto (Kreditor/Debitor) kann direkt im Aufgabendetail per Matchcode-Suche geändert werden (Berechtigung erforderlich).

• Aufteilungszeilen: Sie können einen Beleg auf mehrere Konten oder Kostenstellen aufteilen, indem Sie Aufteilungszeilen hinzufügen.

• Gemischte Steuersätze: Bei Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %) können Sie pro Zeile eigene Netto-, Steuer- und Buchungstextwerte angeben.

• Fremdwährung: Bei Fremdwährungsbuchungen wählen Sie den Währungscode aus; der Euro-Betrag wird automatisch berechnet.

• Folgeschritte: Auswahl des nächsten Workflow-Schritts zur Weiterleitung

Bei Finanzbuchhaltungs-Buchungen ist das Gegenkonto (Sachkonto) vor der Freigabe ein Pflichtfeld.

BelegPro-Art wechseln

Die BelegPro-Art (Finanzbuchhaltung/FIBU, Fakturierung/FAKT oder keine) lässt sich für offene Aufgaben nachträglich manuell umschalten, ohne dass die KI-Erkennung erneut läuft.

• Einzeln: Im Aufgabendetail steht in der Kopfzeile des BelegPro-Bereichs ein Auswahlfeld für die Ziel-Art zur Verfügung.
• Als Mehrfachauswahl: Markieren Sie mehrere Zeilen in der Aufgaben-Tabelle und wählen Sie über die Aktionsleiste die gewünschte Ziel-Art. Die Aktion erscheint nur, wenn alle ausgewählten Aufgaben noch offen sind.
• Nur offene Aufgaben: Bereits abgeschlossene Aufgaben können nicht mehr umgeschaltet werden.
• Ziel „keine“: Der bestehende Rucksack wird gelöscht – alle bereits erfassten Buchungsfelder gehen dabei unwiderruflich verloren. Vor dem Wechsel erscheint eine Sicherheitsabfrage mit diesem Hinweis.
• Wechsel zwischen FIBU und FAKT: Feld-Ausdrücke der Dokumentenart (z. B. für den WinLine-Formulartyp) werden beim Wechsel wie bei der ursprünglichen Verarbeitung aufgelöst — auch Schlagwort-, Datums- und Personenkonto-Variablen stehen dabei zur Verfügung (Datums- und Quelle-Variablen beziehen sich auf den Zeitpunkt des Wechsels). Die Steuer-Aufschlüsselung bei mehreren Steuersätzen bleibt erhalten. Da sich die Zielfelder unterscheiden, können nach dem Wechsel einzelne Felder (z. B. Positionsdaten bei FAKT) fehlen und müssen manuell nachgetragen werden.
• Jede Umschaltung wird protokolliert (Verarbeitungsprotokoll) und ist damit nachvollziehbar.

Belegweiterverarbeitung umstellen

Über dem Buchungspanel steht ein Auswahlfeld. Es legt fest, was aus dem Dokument entstehen soll:

• FIBU — eine Buchung in der Finanzbuchhaltung
• FAKT – nach Dokumentenart — ein Faktura-Beleg mit der an der Dokumentenart konfigurierten Belegweiterverarbeitung (keine eigene Auswahl für diese Aufgabe)
• FAKT – Neuen Beleg erstellen — ein neuer Faktura-Beleg
• FAKT – Rechnung zu Lieferschein — eine Rechnung zu einem bereits vorhandenen Lieferschein
• Lieferschein – Neuen Beleg erstellen — ein neuer Lieferschein
• Lieferschein – Lieferschein zu Auftrag — ein Lieferschein zu einem bereits vorhandenen Auftrag
• keine — kein Beleg, das Dokument wird nur archiviert

Die beiden Varianten, die an einen vorhandenen Beleg anknüpfen, brauchen dessen Nummer im Rucksack: die Lieferscheinnummer bzw. die Auftragsnummer. Fehlt sie, erscheint ein Hinweis, und Sie können die Nummer im Rucksack nachtragen.

Eine konkrete Auswahl (z. B. „FAKT – Rechnung zu Lieferschein“) gilt nur für diese eine Aufgabe und übersteuert dafür die an der Dokumentenart eingestellte Vorgabe. „FAKT – nach Dokumentenart“ trifft selbst keine Auswahl und lässt stattdessen die an der Dokumentenart konfigurierte Belegweiterverarbeitung greifen.

Achtung: Bei jeder Umstellung wird der Rucksack neu aus den erkannten Daten aufgebaut. Felder, die Sie zuvor von Hand geändert oder nachgetragen haben, gehen dabei verloren.

Rechnungsabgleich mit Bestellungen

Sie können eine WinLine-Bestellung mit der Aufgabe verknüpfen, um Bestell- und Rechnungsdaten direkt zu vergleichen. Bei aktivierter KI-Prüfung werden Abweichungen automatisch erkannt und bewertet.

Liegt die Bestellung nicht in WinLine, sondern nur im Archiv, suchen Sie sie über Aus Archiv und hängen sie mit Anhängen als Anhang an die Aufgabe. Die Dokumentenliste der Aufgabe zeigt den Anhang sofort.

Die Schaltfläche Aus Archiv erscheint nur, wenn Sie das Fallrecht U (Anhänge hinzufügen) besitzen; zusätzlich brauchen Sie das Leserecht auf dem gewählten Dokument. Ein bereits angehängtes Dokument wird nicht doppelt verknüpft. Führend für Vorschau und Buchungsdaten bleibt das Dokument, mit dem die Aufgabe entstanden ist — ein nachträglich angehängter Beleg ersetzt es nicht.

KI-Sammelübernahme

Über den Button KI-Übernahme in der Toolbar können Sie von der KI erkannte Feldwerte für mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen.

• Jedes Feld ist einzeln aktivierbar und vor der Übernahme bearbeitbar.
• Felder, die einen vorhandenen Wert überschreiben würden, sind farbig hervorgehoben.
• Sie können aufgabenweise alle Felder an- oder abwählen.

Plausibilitätsprüfung: Nach der KI-Analyse wird automatisch geprüft, ob die Summe aus Netto und Steuer dem Bruttobetrag entspricht. Bei Abweichung erscheint eine Warnung.

Delegation

Einzelne oder mehrere Aufgaben können gleichzeitig an einen anderen Benutzer delegiert werden.

Hintergrund-Prüfung auf neue Aufgaben: Die Anwendung prüft regelmäßig, ob sich Ihre Aufgabenliste geändert hat. Neue Aufgaben werden entweder automatisch übernommen oder als Hinweis angezeigt. Das Prüfintervall ist einstellbar (30 Sekunden bis 5 Minuten).

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