Dokumentdetail
Ein Doppelklick auf ein Dokument öffnet die Detailansicht als Fenster.
Links die Vorschau mit eigener Werkzeugleiste (Zoom, Drehen, Herunterladen, Drucken), rechts die Angaben zum Dokument. Ganz oben steht das Ergebnis der KI-Erkennung mit Konfidenzwert, darunter Stammangaben, Beträge und die vergebenen Schlagworte.
Aufbau:
- Linke Seite: Dokumentvorschau (siehe Dateiformate in der Vorschau)
- Rechte Seite: Eigenschaften, Schlagworte, erkannter Text, zugehörige Belege
Vorschaubreite anpassen: Ziehen Sie den Trennbalken zwischen linker und rechter Seite. Ihre Einstellung wird gespeichert.
Eigenschaften: Dateiname, Dokumentart, Erstellungsdatum, Mandant, Dateigröße, Dateiformat.
Schlagworte: Farbig gekennzeichnete Felder zeigen alle zugewiesenen Schlagworte. Klicken Sie auf ein Schlagwort, um eine Suche nach verwandten Dokumenten zu starten. Über Schlagwort hinzufügen können Sie neue Schlagworte zuweisen.
Erkannter Text: Falls vorhanden, kann der per Texterkennung erfasste Inhalt aufgeklappt und eingesehen werden. Über Texterkennung starten kann der Text bei Bedarf neu erstellt werden (z. B. bei eingescannten Dokumenten).
Text aus einem Bildausschnitt übernehmen
Neben der serverseitigen Texterkennung für den gesamten Volltext gibt es eine punktuelle Variante: In der Belegvorschau unter Meine Aufgaben (Beleg bearbeiten) schaltet die Schaltfläche OCR in der Vorschau-Werkzeugleiste auf eine Ansicht um, in der Sie mit der Maus ein Rechteck über den Beleg ziehen. Der Text in diesem Ausschnitt wird erkannt und — wenn gerade ein Eingabefeld der Belegmaske aktiv ist — direkt dort eingetragen; andernfalls landet er in der Zwischenablage.
Gedacht ist das für einzelne Werte aus einem Beleg, den die automatische Erkennung nicht oder falsch gelesen hat: eine handschriftlich ergänzte Bestellnummer, ein Betrag aus einem Stempel, eine Positionsangabe.
- Die Erkennung läuft im Browser (Deutsch und Englisch). Das Dokument verlässt dabei weder den Rechner noch das Archiv, und es wird nichts an eine KI gesendet.
- Beim ersten Aufruf wird die Erkennungs-Engine einmalig nachgeladen; danach steht sie sofort bereit.
- Ein erneuter Klick auf OCR schaltet zurück zur normalen Vorschau.
- Der serverseitig gespeicherte Volltext des Dokuments bleibt unverändert — dafür ist Texterkennung starten zuständig.
Dokumentart ändern: Über die Bearbeiten-Button neben der Dokumentart können Sie das Archivformular nachträglich ändern.
Verbundene Objekte: Zeigt automatisch erkannte Verknüpfungen zu anderen Dokumenten oder Geschäftsvorgängen an.
Anhänge: Bei archivierten E-Mails (.eml) listet die Detailansicht die Anhänge der Nachricht mit Dateiname und Größe auf — unter E-Mail-Anhänge. Genauso erscheinen in einem PDF eingebettete Dateien (z. B. der Factur-X-/ZUGFeRD-Anhang einer E-Rechnung, aber auch Prüfprotokolle oder Zeichnungen in PDF/A-3) unter Eingebettete Dateien. Jeder Anhang lässt sich einzeln herunterladen (Berechtigung Dokumente herunterladen vorausgesetzt); Anhänge mit Betrachter — E-Rechnungs-XML, PDF, Bilder und Textdateien (HTML und SVG erscheinen dabei als Quelltext) — öffnen über das Auge-Symbol direkt in der Vorschau, mit Zurück zum Dokument geht es wieder zum Original. Die Anhänge bleiben Bestandteil des archivierten Dokuments — es entstehen keine eigenen Archivdokumente.
Beträge-Karten: Bei Rechnungsdokumenten zeigt die Detailansicht erkannte Beträge (Netto, USt, Brutto) als Karten.
Workflow-Stepper: Bei Dokumenten im Workflow wird der aktuelle Vorgang als Stepper dargestellt, und in der Doc-Bar erscheint eine Status-Pille mit der Kurzbeschreibung des Vorgangs. Stepper und Vorgangslisten sind klickbar und öffnen die verknüpfte Aufgabe direkt.
Aktionen: Herunterladen, Drucken, Teilen, Per E-Mail senden, Vollbild.
Dateiformate in der Vorschau
Ob ein Dokument angezeigt werden kann, hängt vom Dateiformat ab. Bei Formaten ohne Vorschau wird das Dokument stattdessen zum Herunterladen angeboten.
Herunterladen ist ein eigenes Recht (Dokumente herunterladen): Wer ein Dokument nur ansehen darf, sieht im Hinweis statt des Buttons den Satz „Keine Berechtigung zum Herunterladen.“ — das gilt auch für gekürzte Textvorschauen. Ohne dieses Recht entfallen ebenso die Herunterladen-Schaltflächen in Listen, Detailansicht und Belegansicht sowie der Versand als E-Mail-Anhang, der dieselbe Berechtigung voraussetzt; der Versand als Freigabelink bleibt erhalten, solange die Berechtigung Dokumente teilen vorliegt. Das Ansehen bleibt unverändert möglich. Bei geteilten Links (Share) gilt das Recht desjenigen, der den Link erzeugt hat; vor Einführung dieser Prüfung erstellte Links bleiben herunterladbar.
| Format | Anzeige |
|---|---|
| Direkt, mit Seitennavigation, Zoom, Anmerkungen und Drucken | |
JPG/JPEG (auch .jfif), PNG, GIF, BMP, WEBP, AVIF, SVG |
Direkt als Bild, mit Zoom und Vollbild |
| TIF/TIFF | Wird beim Öffnen automatisch in ein PDF umgewandelt — mehrseitige Scans sind vollständig durchblätterbar |
| Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX) | Wird beim Öffnen automatisch in ein PDF umgewandelt (reine Leseansicht, das Original bleibt unverändert); der Inhalt ist zusätzlich über die Volltextsuche findbar. Sehr umfangreiche Dokumente werden nach einer eingestellten Seitenzahl abgeschnitten (Standard: 100 Seiten) |
| SPL (Spooldatei) | Wird über MesoSpool in ein PDF umgewandelt, sofern der Dienst eingerichtet ist |
| EML (archivierte E-Mail) | Wird beim Öffnen automatisch in ein lesbares PDF umgewandelt: Kopfzeilen (Von, An, Datum, Betreff) plus Nachrichtentext. HTML-Mails werden dabei auf dem Server zu reinem Text reduziert — Skripte werden entfernt, externe Bilder (z. B. Tracking-Pixel) werden nie nachgeladen. Anhänge der E-Mail werden in der Detailansicht aufgelistet und lassen sich einzeln herunterladen |
| XML (E-Rechnung) | Aufbereitete E-Rechnungs-Anzeige, sonst formatiertes XML |
| TXT, HTML | Als Klartext (HTML wird nicht ausgeführt, sondern im Quelltext gezeigt); sehr große Dateien werden nach 200 KB gekürzt angezeigt |
| PowerPoint, ZIP, Outlook-Nachrichten (MSG), HEIC/HEIF | Keine Anzeige — es erscheint ein Hinweis mit Herunterladen-Button (ohne Download-Recht ein entsprechender Hinweistext) |
Die Umwandlung von TIF-, EML- und Office-Dateien geschieht auf dem Server; das archivierte Original bleibt unverändert und wird beim Herunterladen unverändert ausgeliefert. Sehr große, passwortgeschützte oder beschädigte Dateien werden nicht umgewandelt — dann erscheint ebenfalls der Hinweis mit Herunterladen-Button. Auch einzelne Seiten mit extrem hoher Auflösung (z. B. großformatige Pläne) werden übersprungen, damit die Umwandlung den Server nicht überlastet. Bei sehr großen Textdateien zeigt die Vorschau nur den Anfang und weist mit einem Herunterladen-Button auf den vollständigen Inhalt hin.
Der Text von Word- und Excel-Dokumenten wird darüber hinaus automatisch extrahiert und in den Suchindex aufgenommen — auch nachträglich für bereits archivierte Bestände (über die OCR-Vervollständigung). Damit sind z. B. Verträge im DOCX-Format oder Preislisten im XLSX-Format über ihren Inhalt auffindbar. Für PowerPoint gibt es bewusst weder Vorschau noch Volltext.
Verarbeitungsverlauf
Unter den erkannten Feldern finden Sie den Abschnitt Verarbeitungsverlauf. Aufgeklappt zeigt er jeden Schritt, den das Dokument durchlaufen hat — vom Eingang über die Erkennung bis zur Fall- oder Stammdatenanlage — jeweils mit Status, Meldung und Dauer. So lässt sich nachvollziehen, warum ein Feld leer geblieben ist oder kein Fall entstanden ist.
Der Abschnitt erscheint nur mit dem Recht Verarbeitungsverlauf einsehen — und nur bei Dokumenten, zu denen tatsächlich ein Verlauf vorliegt; rein archivierte Dokumente ohne Verarbeitungsschritte zeigen ihn nicht. Technische Angaben (gesendete Anfragen, Antworten der Erkennungsdienste, Fehlertexte) sind zusätzlich an das Recht für das Verarbeitungsprotokoll gebunden; fehlt es, weist der Abschnitt darauf hin. Da der Verlauf nur begrenzte Zeit aufbewahrt wird, verschwindet der Abschnitt bei älteren Dokumenten wieder.
Dokument- und Fall-Sperren (Multi-User-Schutz)
Wenn Sie ein Dokument oder eine Workflow-Aufgabe zur Bearbeitung öffnen, wird dieses automatisch für andere Benutzer gesperrt. Dadurch wird verhindert, dass zwei Benutzer gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten.
- Automatische Sperre: Beim Öffnen eines Dokuments oder einer Aufgabe wird eine Sperre erworben. Sie wird automatisch freigegeben, wenn Sie die Ansicht schließen oder zu einem anderen Datensatz wechseln.
- Sperr-Banner: Wenn ein anderer Benutzer den Datensatz bereits bearbeitet, erscheint ein Banner mit dem Namen des sperrenden Benutzers. Alle schreibenden Aktionen (Schlagworte, Dokumentenart, Freigabe, Kontierung, neue Version hochladen) sind dann deaktiviert.
- Multi-Tab: Die Sperre gilt auch bei mehreren geöffneten Browser-Tabs. Erst wenn der letzte Tab geschlossen wird, wird die Sperre freigegeben.
- Admin-Verwaltung: Administratoren können unter Verwaltung → Sperren alle aktiven Sperren einsehen und bei Bedarf einzeln oder alle freigeben.
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