E-Rechnungs-Anzeige

Enthält ein archiviertes PDF strukturierte Rechnungsdaten, erkennt MESO WebArchiv automatisch das Format und zeigt die Rechnung aufbereitet in der Detailansicht an. Bei Hybrid-PDFs (ZUGFeRD/Factur-X) erscheint die eingebettete Rechnungs-XML zusätzlich im rechten Bereich der Detailansicht unter Eingebettete Dateien – das Auge-Symbol öffnet sie im E-Rechnungs-Viewer, mit Zurück zum Dokument geht es wieder zur PDF-Ansicht. Archivierte XML-Dateien öffnen den Viewer direkt in der Vorschau.

Der Viewer nennt oben links das erkannte Format samt Profil – hier CII (UN/CEFACT) nach EN 16931 in der Ausprägung COMFORT. Darunter stehen die Beteiligten mit Steuernummern, die Kopfdaten der Rechnung und die Positionen. Über den Umschalter E-Rechnung / XML wechseln Sie zwischen der aufbereiteten Ansicht und dem Rohdatensatz; Zurück zum Dokument führt wieder zur PDF-Vorschau.

Wie E-Rechnungen verarbeitet werden

E-Rechnungen werden nicht nur angezeigt, sondern auch anders verarbeitet als eine eingescannte Rechnung: Rechnungsnummer, Belegdatum, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen im Beleg als ausgezeichnete Felder und werden von dort direkt übernommen. Es muss nichts erkannt oder gedeutet werden – die Werte stimmen deshalb exakt mit der Rechnung überein, und die Verarbeitung kostet weder Wartezeit noch KI-Kontingent. Das gilt für alle erkannten Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS (CII und UBL) ebenso wie das österreichische ebInterface (Versionen 4 bis 6).

Das gilt für beide Erscheinungsformen: für reine XML-Rechnungen und für Hybrid-PDFs (ZUGFeRD, Factur-X), die die Rechnung als XML mitführen. Beim Hybrid-PDF bleibt das PDF unverändert das archivierte Dokument samt Vorschau und Volltextsuche – nur die Felder kommen aus dem eingebetteten XML. Ab dort läuft alles Weitere über dieselbe Dokumentenpipeline wie bei jeder anderen Rechnung: Kreditor-Zuordnung, Beschlagwortung, Fall-Anlage und Buchungsvorschlag.

Neben den Kernfeldern stehen auch die buchungsrelevanten Zusatzangaben der E-Rechnung für Feld-Zuordnungen bereit – etwa Skonto-Staffel, Leistungszeitraum, fälliger Zahlbetrag, Rechnungstyp (Rechnung oder Gutschrift), Buchungs- und Vertragsreferenz sowie die Bezugsrechnung bei Gutschriften.

Eingebettete Anhänge: Trägt die E-Rechnung eingebettete Anhänge (z. B. Leistungsnachweise oder Stundenzettel), werden sie bei der Verarbeitung automatisch mit archiviert und an die Rechnung geklammert – sie erben deren Dokumentenart. In der Detailansicht erscheinen sie im Abschnitt Eingebettete Dateien (bei XML-Rechnungen genauso wie bei hybriden PDF-Rechnungen); archivierte Beilagen zeigen dort ihre Beschreibung aus dem Beleg und lassen sich über ein Symbol direkt im Archiv öffnen – die Anmerkungsliste bleibt echten Anmerkungen vorbehalten. Zulässig sind die Anhangstypen der XRechnung (PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX, ODS). Wird für die Rechnung ein Workflow-Fall angelegt oder die Rechnung einer Bestellung zugeordnet, hängen die geklammerten Dokumente automatisch mit am Fall – wie in WinLine gehören die Anhänge einer Rechnung mit zum Fall.

Lesbare Ansicht reiner XML-Rechnungen: Eine reine XML-Rechnung ist im Browser gut lesbar, taugt aber nicht zum Weitergeben oder zum Ansehen außerhalb von MESO WebArchiv. Deshalb entsteht bei der Verarbeitung zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht der Rechnung; sie wird an die Rechnung geklammert, erscheint in der Detailansicht unter Eingebettete Dateien und wandert bei einer Fall-Anlage automatisch mit an den WinLine-Fall. Rechtlich maßgeblich bleibt die XML-Datei selbst – die Ansicht ist eine Lesehilfe und ersetzt den Beleg nicht. Hybrid-PDFs (ZUGFeRD/Factur-X) erhalten keine zusätzliche Ansicht, denn sie bringen bereits eine mit.

Das Aussehen dieser Ansicht lässt sich je Mandant anpassen – an derselben Stelle wie die übrigen E-Rechnungs-Einstellungen (siehe unten): Dort steht eine HTML-Vorlage mit Platzhaltern bereit – ganze Abschnitte wie {Positionen}, {Steueraufstellung} oder {Summen} und Einzelwerte wie {Rechnungsnummer} oder {LieferantName}. Eine Vorschau rendert die Vorlage mit einer Beispielrechnung, eine Schaltfläche stellt die eingebaute Vorlage wieder her. Bleibt das Feld leer, gilt die eingebaute Vorlage; sie darf bis zu 256 KB groß sein. Rechnungen mit sehr vielen Positionen zeigt die Ansicht gekürzt – ein Hinweis nennt die nicht dargestellten Zeilen, vollständig enthalten sind sie in der XML-Datei.

Geht eine Rechnung rechnerisch nicht auf oder fehlen Pflichtangaben, wird sie trotzdem verarbeitet – der Grund erscheint aber im Verarbeitungsprotokoll, und das Dokument wird für die Sichtung gekennzeichnet.

Ob und wie E-Rechnungen gesondert behandelt werden, legt die Administration je Mandant unter Verwaltung → Einstellungen → Erkennung & KI → Dokumentenerkennung → E-Rechnungen fest. Ein KI-Modul ist dafür nicht erforderlich – die Werte kommen direkt aus dem Beleg; nur der KI-Rückfall für unlesbare Belege und die KI-Analyse anderer Dokumente setzen das KI-Modul voraus.

Die gesonderte Behandlung ist ab Werk ausgeschaltet. Solange der Schalter E-Rechnungen gesondert behandeln aus ist, deutet das Sprachmodell eine XML-Rechnung wie jedes andere Dokument, und das eingebettete XML eines Hybrid-PDFs bleibt ungenutzt; ohne KI-Modul werden E-Rechnungen dann gar nicht ausgewertet. Die Karte weist darauf hin, solange der Schalter aus ist. Eingeschaltet stehen unter Wie die Rechnung gelesen wird drei Varianten zur Wahl:

• Direkt aus der Rechnung, sonst per KI (empfohlen) – ist ein Beleg nicht lesbar, übernimmt das Sprachmodell; das Verarbeitungsprotokoll vermerkt das.
• Nur direkt aus der Rechnung – ein unlesbarer Beleg wird als Fehler gemeldet, ein Sprachmodell wird nie aufgerufen. Ohne KI-Modul gilt immer diese Variante.
• Nur per KI – das Verhalten ohne gesonderte Behandlung.

E-Rechnungen ganz ohne KI verarbeiten: Erhält ein Mandant seine Rechnungen als E-Rechnung und soll dabei kein Sprachmodell aufgerufen werden, genügen zwei Einstellungen: hier Nur direkt aus der Rechnung wählen und für die Dokumentenart die Pipeline-Vorlage Eingangsrechnungen (FIBU, E-Rechnung ohne KI) anwenden (s. Pipeline-Konfiguration). Sie entspricht der Vorlage Eingangsrechnungen (FIBU), ermittelt den Buchungstext aber nur aus der Buchungshistorie des Kreditors – ohne Historie aus Rechnungsnummer und Lieferantenname. Passen mehrere Buchungsvorlagen zum Kreditor, wählt nicht die KI, sondern die als Standard gekennzeichnete Vorlage. Gegenkonto und Steuerzeile kommen in beiden Vorlagen ohnehin aus der Buchungshistorie bzw. den Standard-Steuerzeilen. Die FAKT-Vorlagen kommen ohne weitere Anpassung ohne KI aus. Papier- und PDF-Rechnungen ohne E-Rechnungsdaten laufen auch mit dieser Vorlage über die eingestellte Dokumentenerkennung.

Unterstützte Formate:

Angezeigte Informationen:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum
• Rechnungssteller und -empfänger (Name, Adresse, Steuernummer)
• Einzelpositionen (Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Preise)
• Steuerzusammenfassung (Steuersätze, Netto, Steuer, Brutto)
• Zahlungsbedingungen und Skonto
• Erkanntes Format als farbige Kennzeichnung

Die Anzeige ist rein lesend – die Daten werden aus der Rechnungs-XML (im PDF eingebettet oder als eigene Datei) ausgelesen und aufbereitet dargestellt.