Dokumente suchen

Schnellsuche

Die Sektion Schnellsuche (Sidebar links) ist Ihr Hauptwerkzeug für die Dokumentensuche. Sie können hier einen beliebigen Suchbegriff eingeben – das System durchsucht automatisch:

Nach dem Absenden erscheint die Trefferliste unterhalb des Suchfelds. Über der Tabelle steht die Trefferzahl, rechts daneben schalten Sie zwischen Listen- und Karussellansicht um.

• Dateiname
• Kontonummer und Kontobezeichnung
• Betreff
• Artikelnummer und Artikelbezeichnung
• Fakturennummer
• Erkannter Text (aus der automatischen Texterkennung)
• KI-Beschreibung (falls vorhanden)

So suchen Sie:

1. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein.
2. Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf Suchen.
3. Optional: Grenzen Sie die Suche mit den Filtern ein:
   • Zeitraum: Heute, Gestern, Diese Woche, Diesen Monat, Dieses Jahr, Letzte 30 Tage – oder ein eigener Zeitraum.
   • Dokumentart: Nur bestimmte Dokumentarten anzeigen.
   • Dateiformat: Nur bestimmte Formate anzeigen (z. B. nur PDF).
4. Unscharfe Suche: Aktivieren Sie die Option Fuzzy, um auch bei Tippfehlern Treffer zu erhalten (z. B. findet „Recnung“ auch „Rechnung“).

Belegdrucke anzeigen: Wenn Ihre Rolle die Berechtigung Autoarchivierte Belege ohne Dokumentenart anzeigen (WinLine-Belegdruck) enthält, erscheint in den Schnelloptionen zusätzlich der Schalter Belegdrucke anzeigen. Damit entscheiden Sie selbst, ob Spool-Belegdrucke aus dem WinLine-Autoarchiv (z. B. FAKTURA….SPL, ohne Dokumentenart) in den Ergebnissen erscheinen — im Alltag wirken sie oft wie Dubletten zu den eigentlichen Belegen. Der Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet, auch für Berechtigte, und gilt pro Benutzer. Die Einstellung wirkt überall: Suche, Explorer (inklusive Anzahl-Abzeichen), Dashboard-Kennzahlen, Export und KI-Assistent zählen und zeigen einheitlich. Ohne die Berechtigung erscheint der Schalter nicht.

Suchverlauf: Die letzten 10 Suchbegriffe werden gespeichert. Wenn Sie in das Suchfeld klicken, werden Ihre letzten Suchen als Vorschläge angezeigt.

Suchsyntax

Wenn der Suchindex aktiviert ist, stehen Ihnen erweiterte Suchmöglichkeiten zur Verfügung:

Eingabe	Wirkung
Rechnung AND 2025	Beide Begriffe müssen vorkommen
Rechnung OR Gutschrift	Mindestens ein Begriff muss vorkommen
Rechnung NOT Storno	„Rechnung“ muss vorkommen, „Storno“ nicht
"Muster GmbH"	Exakte Zeichenfolge suchen
Recnung~	Unscharfe Suche (findet auch ähnlich geschriebene Wörter)
dateiname:Rechnung	Nur im Dateinamen suchen
ocrText:Lieferschein	Nur im erkannten Text suchen
ki:Betrag	Nur in der KI-Beschreibung suchen
kontonummer:10000	In einem bestimmten Schlagwortfeld suchen
ocrText:Miet*	Wortanfang im Feld suchen (findet „Mietvertrag“, „Mietvorauszahlung“)
#53976	Direktsuche nach einer Dokument-ID – zeigt genau dieses Dokument (funktioniert auch ohne Suchindex)

AND, OR und NOT dürfen auch klein geschrieben werden – Rechnung and 2025 wirkt genauso wie Rechnung AND 2025. Sollen die Wörter selbst gesucht werden, setzen Sie sie in Anführungszeichen: "Terms and Conditions".

Praxisbeispiele:

• dateiname:KIA LEASING – Sucht „KIA“ und „LEASING“ im Dateinamen. Mit aktivierter Fuzzy-Option werden auch Tippfehler gefunden.
• Müller OR Meier – Findet Dokumente, die „Müller“ oder „Meier“ enthalten.
• "Konto 70200" – Findet nur Dokumente mit genau dieser Zeichenfolge.
• kontobezeichnung:Muster and ocrText:Mietvertrag – Kombiniert zwei Felder: Kontobezeichnung enthält „Muster“ und im erkannten Text steht „Mietvertrag“.

Wichtig bei der Feldsuche: Hinter einem Feldnamen zählt das vollständige Wort. ocrText:Mietvertra findet nichts, ocrText:Mietvertrag schon – auch die Fuzzy-Option greift hinter einem Feldnamen bewusst nicht, damit z. B. kontonummer:70001 nicht plötzlich Konto 70094 findet. Für Wortanfänge oder Wortteile nutzen Sie den Platzhalter *: ocrText:Miet* (Wortanfang) oder ocrText:*vertrag* (beliebige Stelle im Wort; deutlich langsamer). Ohne Feldangabe – also bei einer normalen Suche wie Mietvertra – werden Wortteile automatisch mitgesucht.

Schlagwort-Filter

Über den Button Schlagwort-Filter (unterhalb der Schnellsuche) öffnen Sie die erweiterte Filtersuche:

Jedes gewählte Schlagwort wird zu einer eigenen Filterzeile. Zwischen den Zeilen steht die Verknüpfung — ein Klick darauf wechselt zwischen UND und ODER. Der Hinweis unter den Zeilen sagt Ihnen jederzeit, wie die Kriterien gerade ausgewertet werden.

1. Klicken Sie auf ein Schlagwort in der Auswahl (z. B. Kontonummer, Betreff).
2. Es erscheint eine Filterkarte mit Eingabefeld.
3. Geben Sie den gewünschten Wert ein. Bei Schlagworten mit Stammdaten erhalten Sie Vorschläge.
4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Filter hinzu.
5. Verknüpfung ändern: Zwischen den Filterkarten steht „UND“ oder „ODER“. Klicken Sie darauf, um die Logik umzuschalten.
6. Klicken Sie auf Suchen.

Suchbegriff und Filter zusammen: Ein im Suchfeld eingegebener Begriff gilt zusätzlich zu den Filtern (UND-Verknüpfung) – mit der vollen Suchsyntax. Beispiel: Filter Kontonummer = 70001 plus Suchbegriff ocrText:Mietvertrag liefert aus den Dokumenten dieses Kontos nur die Mietverträge. Die Kombination benötigt einen verfügbaren Suchindex; ist er deaktiviert oder gerade im Aufbau, meldet die Suche das – verwenden Sie Begriff und Filter dann einzeln.

Zeitraum-Filter auf Datumsfeldern

Bei Schlagworten mit einem Datum (z.B. „Ablaufdatum“) können Sie statt eines einzelnen Tages einen Zeitraum filtern. Wählen Sie „im Bereich“, „ab“ oder „bis“ und dann einen fertigen Zeitraum — oder tragen Sie eigene Werte ein.

Die Auswahlliste ist nach Blickrichtung sortiert — erst die Rückblicke, dann der laufende Zeitraum, dann der Ausblick:

Rückblick	Laufend	Ausblick
letzte Woche, letzter Monat, letztes Quartal, letztes Jahr, letzte 30 Tage, letzte 90 Tage, bereits abgelaufen	diese Woche, dieser Monat, dieses Quartal, dieses Jahr	nächster Monat, nächste 30 Tage, nächste 90 Tage

Nicht verwechseln: Das ist der Zeitraum-Filter auf einem Datums-Schlagwort. Die Auswahl „Zeitraum“ in den Schnelloptionen der Suche (bzw. über der Explorer-Baumansicht) grenzt dagegen das Archivierungsdatum ein und hat ihre eigene, kürzere Liste (Heute, Gestern, aktuelle Woche/Monat/Quartal/Jahr, letzte 7/14/30/90 Tage, eigener Zeitraum).

Vergleichs-Filter auf Zahlenfeldern

Bei Schlagworten mit einem numerischen Datentyp (z.B. „Bruttobetrag“) bietet die Filterkarte eine Operator-Auswahl: enthält und ist gleich arbeiten wie bisher auf dem Text, ab (größer oder gleich), bis (kleiner oder gleich) und zwischen vergleichen numerisch. Beide Grenzen sind inklusiv; eine leere Grenze bedeutet ein offenes Ende. Deutsche Schreibweise (1.202,05) und Punkt-Schreibweise (1202.05) werden gleichermaßen verstanden — auch bei den im Archiv gespeicherten Werten, inklusive Währungszeichen (1.202,05 €). Werte, die keine Zahl sind, treffen bei diesen Vergleichen nie.

Die beiden Wertfelder der Filterkarte zeigen dabei die Platzhalter (im Bild {Monatsanfang} und {Monatsende}) — nicht ein festes Datum. Die Felder „Von Datum“/„Bis Datum“ darunter sind davon unabhängig: sie grenzen das Archivierungsdatum ein, nicht den Wert des Schlagworts.

Die fertigen Zeiträume rechnen bei jeder Suche neu. Eine gespeicherte Ansicht „läuft diesen Monat ab“ zeigt im September also den September, ohne dass Sie sie anpassen müssen.

Platzhalter	Bedeutung
{Heute}	der heutige Tag
{Wochenanfang}, {Wochenende}	Montag bzw. Sonntag der Kalenderwoche
{Monatsanfang}, {Monatsende}	erster bzw. letzter Tag des Monats
{Quartalsanfang}, {Quartalsende}	erster bzw. letzter Tag des Quartals
{Jahresanfang}, {Jahresende}	erster bzw. letzter Tag des Jahres
{Heute+30T}	30 Tage nach heute — Einheiten: T (Tag), W (Woche), M (Monat), J (Jahr)
{Monatsende-1M}	letzter Tag des Vormonats
{Quartalsanfang-3M}	erster Tag des Vorquartals — ein Quartal verschiebt sich um 3 Monate (eine eigene Einheit „Q“ gibt es nicht)

Ein fester Tag lässt sich als TT.MM.JJJJ eintragen.

Ersteller und Benutzer – zwei Filter

Der Filter Ersteller filtert auf die Person, die ein Dokument archiviert oder hochgeladen hat – dieser Wert wird bei jeder Archivierung automatisch gesetzt. Die Vorschlagsliste zeigt „Nummer – Name“. Solange Sie nichts oder „ich“ eingeben, steht {Ich} als erster Eintrag in der Liste und filtert auf den gerade angemeldeten Benutzer, unabhängig davon, wer sich anmeldet. Der Vergleich ist exakt (keine Teilsuche) – ein Nachname allein liefert keinen Treffer, nur die Nummer oder {Ich}.

Davon getrennt ist das Schlagwort Benutzer: ein manuell gepflegter Wert, der eine andere Person meinen darf als den Ersteller – etwa den verantwortlichen Projektleiter. Auch hier wird {Ich} zur eigenen Benutzernummer aufgelöst. Beide Filter lassen sich kombinieren: Ersteller = {Ich} und Benutzer = 8 findet Dokumente, die Sie selbst archiviert haben und für die Benutzer 8 als Verantwortlicher eingetragen ist.

Wenn nur Nummern erscheinen: Die Vorschlagsliste zeigt „Nummer – Name“ nur, wenn die Anzeige der Schlagwort-Bezeichnungen eingeschaltet ist (Umschalter Nr / Aa in der Kopfzeile, siehe Schlagwort-Bezeichnungen). Ist sie aus, stehen in der Liste nur die Benutzernummern — der Filter arbeitet identisch.

Fristen im Blick behalten: Ein typischer Fall sind Zertifikate mit einem Ablaufdatum. Legen Sie einen Filter auf das Datums-Schlagwort, wählen Sie „bereits abgelaufen“, „nächster Monat“, „nächste 30 Tage“, „nächste 90 Tage“ oder „dieses Jahr“ und speichern Sie das Ergebnis als Ansicht. Die Ansicht zeigt beim nächsten Öffnen den dann gültigen Zeitraum — es gibt keinen Wert, der jeden Monat nachgezogen werden muss.

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