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Produktbeschreibung

MESO WebArchiv ist die webbasierte Archivlösung für WinLine-Anwender. Die Anwendung bietet zentralen Zugriff auf alle archivierten Belege, Rechnungen und Dokumente – direkt im Browser, ohne lokale Installation. Sachbearbeiter, Buchhalter und Administratoren finden Dokumente in Sekundenschnelle durch Volltext-, Schlagwort- und Hierarchie-Suche, verwalten Metadaten und archivieren neue Belege per Drag & Drop. Integrierte Workflow-/BelegPro-Funktionen ermöglichen die Belegfreigabe, E-Rechnungsanzeige und Kontierung direkt in der Anwendung.

Funktionsübersicht

Betriebsarten

Die Dokumentenpipeline (Postfächer, GetMyInvoices, Workflow/BelegPro, Verarbeitungsprotokoll) lässt sich auch ohne das WebArchiv-Produkt lizenzieren ("Pipeline ohne Archiv") — für Kunden, die eingehende Dokumente automatisiert verarbeiten wollen, aber keine eigene Archivsuche brauchen. Suche, Explorer, Dashboard und der manuelle Upload bleiben in diesem Fall dem WebArchiv-Produkt vorbehalten; der neue Tab Verarbeitung zeigt weiterhin jeden Dokumentlauf.

Suche

Schnellsuche (Volltext mit Suchsyntax: AND/OR/NOT, Fuzzy, Phrasen, Feldsuche, Platzhalter; Wortteile wie „rechnung“ in „Ausgangsrechnung“ werden automatisch mitgesucht), Erweiterte Filter (Schlagwort-Filterbauer mit UND/ODER-Logik und Vergleichsarten enthält, ist gleich, beginnt mit, Muster (LIKE)), Struktursuche (Hierarchie mit Ebenen-Filtern), Spotlight-Suche (Strg+K).

Navigation

Mandantenübergreifende oder mandantenspezifische Ansicht, konfigurierbare Baumhierarchie (Ordnerbaum links, Inhalt des gewählten Ordners rechts), Zeitraum-/Dokumentenart-/Dateiendung-Filter, anpassbare Sidebar-Reihenfolge (Drag & Drop), Dokumente per Drag & Drop einem anderen Schlagwort-Wert zuweisen – verschieben oder anfügen, mit Rückgängig-Funktion.

Ergebnisse

Sortier-/filter-/gruppierbares DataGrid, Kachelansicht mit Vorschaubild je Dokument, Karussellansicht mit Dokumentvorschau, CSV/Excel-Export, benutzerspezifische Spalteneinstellungen.

Sichtung

Sichtungs-Workflow (konfigurierbarer Nebenschritt für retrospektive Kenntnisnahme), Per-User-Tracking, Filter „Noch nicht gesichtet“, Karussell-Aufgabenansicht (Tablet-/iPhone-optimiert, auch auf Desktop als 4. View-Mode).

Dashboard

Dokumentenstatistiken (Anzahl, Verteilung nach Dokumentenart/Dateiendung, Monatsaktivität).

Dokumentdetail

Inline-Vorschau (PDF/Bilder; TIF/SPL und archivierte E-Mails serverseitig als PDF), E-Rechnung-Viewer (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface, UBL), Metadaten, farbige Schlagwort-Badges, OCR-Volltext (inkl. On-Demand-Generierung, auch für E-Mail-Nachrichtentexte), Anhänge auflisten, anzeigen und einzeln herunterladen (E-Mail-Anhänge und in PDFs eingebettete Dateien, z. B. ZUGFeRD-XML), Dokumentenart ändern, Anmerkungen, verbundene Objekte, zugehörige Belege, 360-Grad-Suche per Klick, Dokument-/Fall-Sperren (Multi-User-Schutz), KI-Konfidenz-Banner, Beträge-Karten (Netto/USt/Brutto), Workflow-Stepper mit Status-Pill.

Dokumentversionen

Versionsliste je Dokument (Datum, Ersteller), ältere Versionen anzeigen und herunterladen, neue Versionen hochladen — auch im Portal. Der Zugriff auf ältere Versionen ist per Berechtigung „Ältere Dokumentversionen ansehen“ steuerbar; ohne dieses Recht ist nur die aktuellste Version sichtbar. Geteilte Links übernehmen dieses Recht vom Ersteller zum Zeitpunkt der Linkerstellung — nur wenn der Ersteller das Recht hatte, liefert der Link auch ältere Versionen.

Workflow & BelegPro

Aufgabenliste (Meine Aufgaben), Kanban-Board, Mobilansicht mit Schnellaktionen, Vorschau-Panel mit Inline-Freigabe, Hintergrund-Prüfung auf neue Aufgaben, BelegPro-Kontierung mit Vorschau und Splitzeilen, Batch-Delegation, Folgeschritt-Steuerung, Personenkonto editierbar (Matchcode-Suche), erweiterter Aufgaben-Filter mit Stammdaten-Matchcodes (Personenkonto mit Kontoart-Auswahl, Kostenstelle, Kostenträger) und nach Dokumentenart der verknüpften Archivdokumente (auch als Schnellfilter), WinLine-Filter (Filter-Assistent) als Auswahlkriterium in der Aufgabenliste mit mandantenspezifischer Admin-Vorgabe (global und/oder je Workflow), Bestellung direkt aus der Aufgabe anlegen (Vorschlag aus Stammdaten und Lieferantenbelegen), auf Wunsch samt Einkaufs-Lieferschein, sodass die Freigabe die Rechnung zum Lieferschein bucht. In Workflows, die ihre Eingangsrechnungen per ExIm buchen, bereitet der Anwender die Rechnung in der Aufgabe vor – mit den Preisen, Rabatten und Zusatzzeilen der Lieferantenrechnung und dem Abgleich gegen den Lieferschein – und die Freigabe legt sie in WinLine an, über jeden Weg genau einmal. Ausgangsrechnungen und Gutschriften bleiben ohne Rechnungsprüfung. Rechnungspositionen werden den Zeilen der verknüpften Bestellung zugeordnet, auch wenn der Einkauf Sammelartikel verwendet und die Bezeichnung je Bestellung pflegt. KI-Prüfung: Ein konfigurierbarer Baustein lässt ein Sprachmodell einen Prüfgegenstand (Dokumenttext, BelegPro-Rucksack, Erkennungsfelder, E-Rechnungs-XML oder freier Text) gegen eine Vergleichsgrundlage wie alle verknüpften Vorbelege prüfen und liefert eine begründete Empfehlung. Prüfauftrag, Toleranzen und Modell sind je Mandant und je Workflow einstellbar, jedes Ergebnis wird nachvollziehbar am Fall abgelegt. Als Pipeline-Baustein läuft die Prüfung automatisch bei der Verarbeitung; Folgeschritte verzweigen auf das Ergebnis und schreiben die Zusammenfassung in den Fall – jede Folgeschritt-Instanz mit eigenem Feld-Mapping statt fest verdrahteter Felder.

Belegabgleich

Rechnet eine Eingangsrechnung automatisch gegen den verknüpften Lieferschein, sonst gegen die Bestellung — Kopfsumme sowie Menge und Einzelpreis je Position, mit einstellbaren Toleranzen. Teilrechnungen gelten als in Ordnung, Mehrmengen und Preisabweichungen werden mit Grund benannt. Das Ergebnis steht im Rechnungsabgleich der Aufgabe und lässt sich in der Pipeline als Bedingung nutzen, etwa damit nur stimmige Rechnungen automatisch zur Freigabe gehen.

Erfassung

Drag & Drop-Upload (Mehrfachdateien), Dokumentenart-Zuweisung, Schlagwort-Vergabe mit Autovervollständigung, automatische Dokumentenart-Erkennung (Klassifizierung).

Massenaktionen

Mehrfachauswahl mit ZIP-Download (inkl. Metadaten-CSV), Massen-Schlagwortzuweisung.

Personalisierung

Favoriten, Suchverlauf, Presets/Vorlagen (Persönlich/Global/Rolle), Dark Mode, Schlagwort-Bezeichnungen, Wert-Autovervollständigung.

In WinLine öffnen

Aufgaben (CRM-Fälle), Personenkonten und verknüpfte Belege lassen sich per Klick direkt in der Mobile WinLine (WinLine Multi) öffnen — automatische Anmeldung unter dem WinLine-Konto des angemeldeten Benutzers, keine erneute Eingabe von Zugangsdaten; in WinLine gelten unverändert dessen dortige Rechte. Verweise erscheinen u. a. in der Aufgabenliste, im Dokumentdetail, in der Dokumentenhierarchie und an verknüpften Belegen. Welche Felder und Fenster verlinkt werden, ist konfigurierbar. Voraussetzung: eine eigene Berechtigung sowie eine hinterlegte, aus dem Browser erreichbare Adresse der Mobile WinLine.

Chat & KI-Assistent

Echtzeit-Chat (1:1, Gruppen, KI-Bot), Kontext-Chats (Dokument/Aufgabe) mit Multi-Teilnehmer, Lesebestätigungen, Typing-Indicator, Nachricht bearbeiten/löschen, Sichtbarkeitseinstellungen, Stummschalten, Verbindungsstatus mit Auto-Reconnect, KI-Bot mit Archivsuche, ähnlichen Dokumenten zum Dokument am Chat, Aufgabenliste/Statistiken und Doku-Auskunft (Antworten zu Einrichtung und Bedienung direkt aus der Produktdokumentation), klickbare Dokument-/Fall-Links.

KI-Pipeline

Dokumentenanalyse mit Provider-Abstraktion (Azure Document Intelligence, LLM-Extraktion, Dokumentmodell/Vision — Bild bzw. PDF direkt ans Modell, z.B. mistral-document-ai —, OCR) — nicht nur für Rechnungen: jede Dokumentenart (Zertifikate, Visitenkarten, Anfragen, Verträge …) wird über eigene Extraktions-Prompts (freies JSON-Schema) und eigene Klassifizierungs-Beschreibungen abgebildet. Visueller Pipeline-Editor pro Dokumentenart, automatische Dokumentklassifizierung, KI-Beschreibung (LLM-generierte Zusammenfassungen, eigener System-Prompt), LLM-Rückfall bei schwacher Konfidenz (liefert der Erkennungs-Provider ein Ergebnis unter einer einstellbaren Konfidenz-Schwelle oder fehlt ein Pflichtfeld, füllt ein zweiter Durchgang per Sprachmodell nur die Lücken — bereits erkannte Werte bleiben unangetastet), Stammdaten-Anlage (Kreditor/Debitor/Interessent/Anfragelieferant/Kontakt/Artikel/Preislisteneintrag per ExIm-Vorlage), KI-Nachfrage bei unsicherem Partnernamen (findet die Personenkonto-Suche keinen Treffer und wirkt der erkannte Name unplausibel, liest ein Sprachmodell die Ausstellerdaten aus dem Dokument nach und die Suche läuft erneut), Je-Zeile-Wiederholung eines Schritts über eine Pool-Liste (z. B. Artikel je Rechnungs- oder Bestellposition suchen oder anlegen, Fälle je Position anlegen), VorgangSuche (Beleg-Zuordnung: Bestellung, Lieferschein, Faktura, Angebot), CRM-Fall-Anlage mit Retry, optionale Zusatzaktionen je Schritt (SQL-Abfrage vor oder nach dem Schritt ergänzt Feldwerte, überspringt den Schritt oder bricht die Verarbeitung ab), E-Mail-/Webhook-/Workflow-Benachrichtigungen, eigene LLM-Profile (OpenAI, Azure OpenAI, Anthropic sowie lokale/On-Premises-Modelle via Ollama/OpenAI-kompatibel) mit Fallback, eingebaute Vorlagen (Eingangsrechnungen (FIBU), Eingangsrechnungen (FIBU, E-Rechnung ohne KI), Eingangsrechnungen (FAKT), Eingangsrechnungen (FAKT, Einkauf mit Bestellung), Eingangsrechnungen (FAKT, Fremdwährungspreise), Lieferantenpreisliste, Nur Archivierung, CRM-Dokument, Zertifikat (Lieferant), Visitenkarte (Kontakt anlegen), Visitenkarte (CRM-Fall), Angebotsanfrage (CRM-Fall), Reklamation (CRM-Fall), Serviceanfrage (CRM-Fall), Kundenbestellung (CRM-Fall), Auftragsbestätigung (Lieferant), Lieferschein (Lieferant), Angebotsanfrage, Reklamation bzw. Serviceanfrage aus Postfach für überwachte Postfächer).

E-Mail-Postfach-Integration

Eingangsquelle, die eingehende Dokumente automatisch aus IMAP- oder Microsoft-365-(Graph-)Postfächern abholt — pro Mandant beliebig viele Profile mit Verbindung, Ordner-Zuordnung und Dokumentenart. Statt einer festen Dokumentenart kann ein Profil die Dokumentenart automatisch erkennen lassen: Die KI klassifiziert dann jeden Anhang anhand der Klassifizierungs-Beschreibungen aller Dokumentenarten und startet die Pipeline der erkannten Art — für gemischte Postfächer, in denen unterschiedliche Dokumenttypen an dieselbe Adresse eingehen; unsicher erkannte Anhänge bleiben ohne Dokumentenart archiviert. Optional wird die E-Mail selbst als .eml-Dokument archiviert — nur wenn kein Anhang vorliegt (Anfragen, Reklamationen als Mailtext) oder immer; bei „Immer" ist die E-Mail das Hauptdokument und ihre Anhänge sind daran geklammert. Team-Postfächer wie Support lassen sich nur überwachen: Die Mails bleiben im Posteingang, und archiviert wird nur, was die Pipeline braucht — etwa eine verärgerte Kundenmail, zu der sie einen CRM-Fall anlegt. Den Kunden erkennt die Pipeline dabei an der Absenderadresse (E-Mail des Kontos oder eines Ansprechpartners) und trägt die Kontaktperson gleich mit in den Fall ein. Mehrstufige Plausibilitätsprüfung (Struktur, Heuristik mit SPF/DKIM/DMARC, optionaler LLM-Check, mandantenweite Duplikaterkennung per SHA-256), Quarantäne-Workflow mit Freigeben/Verwerfen, optionale Chat-Benachrichtigung und Verarbeitungsprotokoll der Mail-Schritte.

Die KI-Pipeline liest archivierte E-Mails (EML), Outlook-Nachrichten (MSG), Textdateien und Word-/Excel-Dokumente direkt über den Volltext-Katalog — ohne OCR. Damit lassen sich auch Dokumente ohne Bildinhalt klassifizieren und in Prozesse überführen.

Eingangsordner

Eingangsquelle aus dem Dateisystem: Der Dienst überwacht je Mandant konfigurierte Unterordner eines Basis-Pfads (lokal, CIFS/SMB oder NFS) — unabhängig davon, ob ein Scanner, ein Export oder ein Kopierjob die Dateien dort ablegt —, nimmt neue Dateien als Eingang an, verschiebt sie nach Erfolgreich/ bzw. Fehler/ (mit Begründung in einer .fehler.txt) und führt sie durch die Pipeline ihrer Dokumentenart. Ein optionales Pfadschema wie {Dokumentenart}/{Kontonummer}-{Laufnummer} macht Ordnersegmente zu Pipeline-Feldern (Ordner.Pfad.*) — Belegzuordnung ist damit Pipeline-Konfiguration, nicht Dienstverhalten. Dieselbe Ordner-Konvention und derselbe Kern (Meso.Dokument.Eingang) wie im MESO Archivimporter.

Administration

Benutzerverwaltung mit Rollen & Berechtigungen, Partnerportal-Verwaltung (mit Dokumentenart-Upload-Filterung), Workflow-Administration, Pipeline-Konfiguration, Sperren-Verwaltung, Suchindex-Verwaltung (inkl. Ähnlichkeitssuche), Mandanten-Freischaltung, Custom Login-Logo, aktive Sitzungen. Delegierbare Admin-Bereiche (System, Mandanten, KI, GMI, E-Rechnung, Verarbeitungsprotokoll, Feldprotokoll, Audit, Partnerportal) lassen sich per Rolle an Benutzer ohne WinLine-Administratorrechte zuweisen — inkl. vordefinierter Rollen „WebArchiv-Administration“ und „WebArchiv-Systemadministration“.

Audit-Log

Konfigurierbare Protokollierung von Benutzeraktionen (Anmeldungen, Änderungen, Teilen, optional Lesezugriffe pro Dokumentenart) mit delegierbaren Rechten für Einsicht und Konfiguration sowie automatischer Aufbewahrungsbereinigung.

Eingang & Herkunft

Jedes Dokument beginnt im Verarbeitungsprotokoll mit demselben Schritt Eingang, unabhängig vom Kanal (manueller Upload, Partnerportal, GetMyInvoices, E-Mail-Postfach, Eingangsordner). Die Herkunft wird am Dokument gespeichert und in der Detailansicht unter Eingang über angezeigt — von einer Dokument-Nummer aus bleibt damit nachvollziehbar, über welchen Weg das Dokument hereinkam.

Verarbeitungsverlauf am Dokument

Jeder Pipeline-Schritt mit Status, Meldung und Dauer direkt in der Dokumentenansicht — als aufklappbare Sektion hinter dem eigenen, delegierbaren Recht Verarbeitungsverlauf einsehen; technische Anfragen und Antworten bleiben Administratoren vorbehalten.

Feldprotokoll

Optionale Diagnosefunktion im Verarbeitungsprotokoll: zeichnet je Dokumentverarbeitung auf, welche Felder zur Verfügung standen, welcher Schritt welchen Wert gesetzt hat und welche Werte dabei verworfen wurden — inkl. übersprungener, abgebrochener und nicht registrierter Schritte samt Grund. Standardmäßig deaktiviert, auf Dokumentenarten begrenzbar, eigene Rechte für Einsicht und Konfiguration, automatische Aufbewahrungsbereinigung; jede Konfigurationsänderung wird im Audit-Log festgehalten.

Berechtigungsabgleich

Übertragung von WinLine-Berechtigungsprofilen (Artikel, Personen- und Sachkonten) auf die per Schlagwort zugeordneten Archivdokumente — mit Vorschau je Mandant, fester Rangfolge bei mehreren Quellen (Personenkonto → Sachkonto → Artikel) und Konflikterkennung (widersprüchliche Quellen werden nie automatisch übernommen). Beliebig oft wiederholbar; hilfreich, wenn ein Dokument abweichend vom aktuellen Stammdaten-Profil archiviert wurde.

System-Status-Banner

Live-Health-Anzeige in der Sektion Einstellungen (Sidebar) — Hintergrunddienste, Belegstatistik, OCR-Queue, Lizenzlage (30 s Polling). Eine zeitlich befristete Lizenz (z.B. Testlizenz) meldet ihre Restlaufzeit und warnt rechtzeitig vor dem Ablauf. Ist die Anzahl interner Benutzer lizenziert (Named-User-Modell), zeigt die Lizenzlage zusätzlich die aktuelle Auslastung.

Einrichtungsübersicht

Die zentralen Einrichtungsbausteine – Lizenzumfang, KI-Modul und KI-Profile, Chat, E-Mail-Versand, MesoSpool, Dokumentenerkennung, Dokumentenarten mit aktiver Pipeline sowie die Eingangsquellen E-Mail-Postfach und Eingangsordner – zeigen in der Einstellungen-Kategorie Übersicht auf einen Blick, was eingerichtet ist, was fehlt oder noch offen ist — mit Sprunglink direkt zur zuständigen Einstellung. Dieselben Statuszeilen erscheinen zusätzlich unmittelbar an den betroffenen Einstellungs-Karten (u. a. Dokumentenerkennung, KI-Assistent, Chat-KI-Konfiguration, E-Rechnungen, Volltext & OCR).

Feedback an Hersteller-Support

Anwender können Änderungswünsche und Probleme als Ticket bei CSS-EDV einreichen, inkl. Screenshot und Datei-Anhängen. Optional vom Admin abschaltbar.

Sicherheit

JWT-Authentifizierung gegen WinLine-Benutzerstamm, Multi-Faktor-Authentifizierung (TOTP), Berechtigungsprofile (jedes Dokument trägt sein eigenes Profil, wie in WinLine — der Berechtigungsabgleich hält es mit den Stammdaten synchron), MESOSAFE Row-Level-Security (Stammdaten-Lookups respektieren automatisch die Berechtigungsprofile der WinLine-Benutzergruppen — interne Benutzer sehen keine gesperrten Datensätze), Dokument-/Fall-Sperren (Multi-User-Schutz), zeitlich begrenzte Sitzungen mit Ablaufwarnung und administrativ konfigurierbarer Sitzungsdauer, HMAC-signierte Share-Tokens.

Datenschutz & Offline-Fähigkeit

Alle Frontend-Bibliotheken (SignalR, pdf.js, fabric.js, tesseract.js inkl. Sprachdaten, exceljs) werden lokal ausgeliefert — keine Verbindungen zu externen CDN-Servern. Die App ist in Umgebungen mit restriktivem Internetzugang vollständig funktionsfähig.

Integrierte Hilfe: Eine vollständige Funktionsdokumentation ist direkt in der Anwendung verfügbar – über das ?-Symbol oder die Tastenkombination ?. Die Hilfe umfasst alle hier beschriebenen Funktionen mit kontextsensitiver Navigation.

Vollständige Bedienungsanleitung: Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zu allen Funktionen finden Sie in der Anwenderdokumentation.

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