Produktbeschreibung

MESO WebArchiv ist die webbasierte Archivlösung für WinLine-Anwender. Die Anwendung bietet zentralen Zugriff auf alle archivierten Belege, Rechnungen und Dokumente – direkt im Browser, ohne lokale Installation. Sachbearbeiter, Buchhalter und Administratoren finden Dokumente in Sekundenschnelle durch Volltext-, Schlagwort- und Hierarchie-Suche, verwalten Metadaten und archivieren neue Belege per Drag & Drop. Integrierte Workflow-/BelegPro-Funktionen ermöglichen die Belegfreigabe, E-Rechnungsanzeige und Kontierung direkt in der Anwendung.

Funktionsübersicht

Suche

Schnellsuche (Volltext mit Suchsyntax: AND/OR/NOT, Fuzzy, Phrasen, Feldsuche), Erweiterte Filter (Schlagwort-Filterbauer mit UND/ODER-Logik), Struktursuche (Hierarchie mit Ebenen-Filtern), Spotlight-Suche (Strg+K).

Mandantenübergreifende oder mandantenspezifische Ansicht, konfigurierbare Baumhierarchie, Zeitraum-/Dokumentenart-/Dateiendung-Filter, anpassbare Sidebar-Reihenfolge (Drag & Drop), Dokumente per Drag & Drop einem anderen Schlagwort-Wert zuweisen – verschieben oder anfügen, mit Rückgängig-Funktion.

Ergebnisse

Sortier-/filter-/gruppierbares DataGrid, Karussellansicht mit Dokumentvorschau, CSV/Excel-Export, benutzerspezifische Spalteneinstellungen.

Sichtung

Sichtungs-Workflow (konfigurierbarer Nebenschritt für retrospektive Kenntnisnahme), Per-User-Tracking, Filter „Noch nicht gesichtet“, Karussell-Aufgabenansicht (Tablet-/iPhone-optimiert, auch auf Desktop als 4. View-Mode).

Dashboard

Dokumentenstatistiken (Anzahl, Verteilung nach Dokumentenart/Dateiendung, Monatsaktivität).

Dokumentdetail

Inline-Vorschau (PDF/Bilder; TIF/SPL und archivierte E-Mails serverseitig als PDF), E-Rechnung-Viewer (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface, UBL), Metadaten, farbige Schlagwort-Badges, OCR-Volltext (inkl. On-Demand-Generierung, auch für E-Mail-Nachrichtentexte), Anhänge auflisten, anzeigen und einzeln herunterladen (E-Mail-Anhänge und in PDFs eingebettete Dateien, z. B. ZUGFeRD-XML), Dokumentenart ändern, Anmerkungen, verbundene Objekte, zugehörige Belege, 360-Grad-Suche per Klick, Dokument-/Fall-Sperren (Multi-User-Schutz), KI-Konfidenz-Banner, Beträge-Karten (Netto/USt/Brutto), Workflow-Stepper mit Status-Pill.

Dokumentversionen

Versionsliste je Dokument (Datum, Ersteller), ältere Versionen anzeigen und herunterladen, neue Versionen hochladen — auch im Portal. Der Zugriff auf ältere Versionen ist per Berechtigung „Ältere Dokumentversionen ansehen“ steuerbar; ohne dieses Recht ist nur die aktuellste Version sichtbar. Geteilte Links übernehmen dieses Recht vom Ersteller zum Zeitpunkt der Linkerstellung — nur wenn der Ersteller das Recht hatte, liefert der Link auch ältere Versionen.

Workflow & BelegPro

Aufgabenliste (Meine Aufgaben), Kanban-Board, Mobilansicht mit Schnellaktionen, Vorschau-Panel mit Inline-Freigabe, Hintergrund-Prüfung auf neue Aufgaben, BelegPro-Kontierung mit Vorschau und Splitzeilen, Batch-Delegation, Folgeschritt-Steuerung, Personenkonto editierbar (Matchcode-Suche), erweiterter Aufgaben-Filter mit Stammdaten-Matchcodes (Personenkonto mit Kontoart-Auswahl, Kostenstelle, Kostenträger), WinLine-Filter (Filter-Assistent) als Auswahlkriterium in der Aufgabenliste mit mandantenspezifischer Admin-Vorgabe (global und/oder je Workflow).

Erfassung

Drag & Drop-Upload (Mehrfachdateien), Dokumentenart-Zuweisung, Schlagwort-Vergabe mit Autovervollständigung, automatische Dokumentenart-Erkennung (Klassifizierung).

Massenaktionen

Mehrfachauswahl mit ZIP-Download (inkl. Metadaten-CSV), Massen-Schlagwortzuweisung.

Personalisierung

Favoriten, Suchverlauf, Presets/Vorlagen (Persönlich/Global/Rolle), Dark Mode, Schlagwort-Bezeichnungen, Wert-Autovervollständigung.

Teilen & Deep Links

Interner Link (#dok/{id}) für authentifizierte Benutzer, externer Link (Token-basiert) für Leseansicht ohne Anmeldung, optionaler Kennwortschutz mit Voreinstellungen, Per-E-Mail-Versand.

In WinLine öffnen

Aufgaben (CRM-Fälle) und Personenkonten lassen sich per Klick direkt in der Mobile WinLine (WinLine Multi) öffnen — automatische Anmeldung unter dem WinLine-Konto des angemeldeten Benutzers, keine erneute Eingabe von Zugangsdaten; in WinLine gelten unverändert dessen dortige Rechte. Verweise erscheinen u. a. in der Aufgabenliste, im Dokumentdetail und in der Dokumentenhierarchie. Welche Felder verlinkt werden, ist konfigurierbar. Voraussetzung: eine eigene Berechtigung sowie eine hinterlegte, aus dem Browser erreichbare Adresse der Mobile WinLine.

Chat & KI-Assistent

Echtzeit-Chat (1:1, Gruppen, KI-Bot), Kontext-Chats (Dokument/Aufgabe) mit Multi-Teilnehmer, Lesebestätigungen, Typing-Indicator, Nachricht bearbeiten/löschen, Sichtbarkeitseinstellungen, Stummschalten, Verbindungsstatus mit Auto-Reconnect, KI-Bot mit Archivsuche/Aufgabenliste/Statistiken und Doku-Auskunft (Antworten zu Einrichtung und Bedienung direkt aus der Produktdokumentation), klickbare Dokument-/Fall-Links.

KI-Pipeline

Dokumentenanalyse mit Provider-Abstraktion (Azure Document Intelligence, LLM-Extraktion, Dokumentmodell/Vision — Bild bzw. PDF direkt ans Modell, z.B. mistral-document-ai —, OCR) — nicht nur für Rechnungen: jede Dokumentenart (Zertifikate, Visitenkarten, Anfragen, Verträge …) wird über eigene Extraktions-Prompts (freies JSON-Schema) und eigene Klassifizierungs-Beschreibungen abgebildet. Visueller Pipeline-Editor pro Dokumentenart, automatische Dokumentklassifizierung, KI-Beschreibung (LLM-generierte Zusammenfassungen, eigener System-Prompt), Stammdaten-Anlage (Kreditor/Debitor/Interessent/Anfragelieferant/Kontakt), VorgangSuche (Beleg-Zuordnung: Bestellung, Lieferschein, Faktura, Angebot), CRM-Fall-Anlage mit Retry, optionale Zusatzaktionen je Schritt (SQL-Abfrage vor oder nach dem Schritt ergänzt Feldwerte, überspringt den Schritt oder bricht die Verarbeitung ab), E-Mail-/Webhook-/Workflow-Benachrichtigungen, eigene LLM-Profile (OpenAI, Azure OpenAI, Anthropic sowie lokale/On-Premises-Modelle via Ollama/OpenAI-kompatibel) mit Fallback, sieben eingebaute Vorlagen (Eingangsrechnungen, Nur Archivierung, CRM-Dokument, Zertifikat (Lieferant), Visitenkarte (Kontakt anlegen), Visitenkarte (CRM-Fall), Angebotsanfrage (CRM-Fall)).

E-Mail-Postfach-Integration

Eingangsquelle, die eingehende Dokumente automatisch aus IMAP- oder Microsoft-365-(Graph-)Postfächern abholt — pro Mandant beliebig viele Profile mit Verbindung, Ordner-Zuordnung und Dokumentenart. Statt einer festen Dokumentenart kann ein Profil die Dokumentenart automatisch erkennen lassen: Die KI klassifiziert dann jeden Anhang anhand der Klassifizierungs-Beschreibungen aller Dokumentenarten und startet die Pipeline der erkannten Art — für gemischte Postfächer, in denen unterschiedliche Dokumenttypen an dieselbe Adresse eingehen; unsicher erkannte Anhänge bleiben ohne Dokumentenart archiviert. Mehrstufige Plausibilitätsprüfung (Struktur, Heuristik mit SPF/DKIM/DMARC, optionaler LLM-Check, mandantenweite Duplikaterkennung per SHA-256), Quarantäne-Workflow mit Freigeben/Verwerfen, optionale Chat-Benachrichtigung und Verarbeitungsprotokoll der Mail-Schritte.

Administration

Benutzerverwaltung mit Rollen & Berechtigungen, Partnerportal-Verwaltung (mit Dokumentenart-Upload-Filterung), Workflow-Administration, Pipeline-Konfiguration, Sperren-Verwaltung, Suchindex-Verwaltung (inkl. Ähnlichkeitssuche), Mandanten-Freischaltung, Custom Login-Logo, aktive Sitzungen. Delegierbare Admin-Bereiche (System, Mandanten, KI, GMI, E-Rechnung, Verarbeitungsprotokoll, Feldprotokoll, Audit, Partnerportal) lassen sich per Rolle an Benutzer ohne WinLine-Administratorrechte zuweisen — inkl. vordefinierter Rollen „WebArchiv-Administration“ und „WebArchiv-Systemadministration“.

Audit-Log

Konfigurierbare Protokollierung von Benutzeraktionen (Anmeldungen, Änderungen, Teilen, optional Lesezugriffe pro Dokumentenart) mit delegierbaren Rechten für Einsicht und Konfiguration sowie automatischer Aufbewahrungsbereinigung.

Eingang & Herkunft

Jedes Dokument beginnt im Verarbeitungsprotokoll mit demselben Schritt Eingang, unabhängig vom Kanal (manueller Upload, Partnerportal, GetMyInvoices, E-Mail-Postfach). Die Herkunft wird am Dokument gespeichert und in der Detailansicht unter Eingang über angezeigt — von einer Dokument-Nummer aus bleibt damit nachvollziehbar, über welchen Weg das Dokument hereinkam.

Verarbeitungsverlauf am Dokument

Jeder Pipeline-Schritt mit Status, Meldung und Dauer direkt in der Dokumentenansicht — als aufklappbare Sektion hinter dem eigenen, delegierbaren Recht Verarbeitungsverlauf einsehen; technische Anfragen und Antworten bleiben Administratoren vorbehalten.

Feldprotokoll

Optionale Diagnosefunktion im Verarbeitungsprotokoll: zeichnet je Dokumentverarbeitung auf, welche Felder zur Verfügung standen, welcher Schritt welchen Wert gesetzt hat und welche Werte dabei verworfen wurden — inkl. übersprungener, abgebrochener und nicht registrierter Schritte samt Grund. Standardmäßig deaktiviert, auf Dokumentenarten begrenzbar, eigene Rechte für Einsicht und Konfiguration, automatische Aufbewahrungsbereinigung; jede Konfigurationsänderung wird im Audit-Log festgehalten.

Berechtigungsabgleich

Übertragung von WinLine-Berechtigungsprofilen (Artikel, Personen- und Sachkonten) auf die per Schlagwort zugeordneten Archivdokumente — mit Vorschau je Mandant, fester Rangfolge bei mehreren Quellen (Personenkonto → Sachkonto → Artikel) und Konflikterkennung (widersprüchliche Quellen werden nie automatisch übernommen). Beliebig oft wiederholbar; hilfreich, wenn ein Dokument abweichend vom aktuellen Stammdaten-Profil archiviert wurde.

Live-Health-Anzeige in der Sektion Einstellungen (Sidebar) — Hintergrunddienste, Belegstatistik, OCR-Queue, Lizenzlage (30 s Polling). Eine zeitlich befristete Lizenz (z.B. Testlizenz) meldet ihre Restlaufzeit und warnt rechtzeitig vor dem Ablauf.

Feedback an Hersteller-Support

Anwender können Änderungswünsche und Probleme als Ticket bei CSS-EDV einreichen, inkl. Screenshot und Datei-Anhängen. Optional vom Admin abschaltbar.

Sicherheit

JWT-Authentifizierung gegen WinLine-Benutzerstamm, Multi-Faktor-Authentifizierung (TOTP), Berechtigungsprofile (jedes Dokument trägt sein eigenes Profil, wie in WinLine — der Berechtigungsabgleich hält es mit den Stammdaten synchron), MESOSAFE Row-Level-Security (Stammdaten-Lookups respektieren automatisch die Berechtigungsprofile der WinLine-Benutzergruppen — interne Benutzer sehen keine gesperrten Datensätze), Dokument-/Fall-Sperren (Multi-User-Schutz), zeitlich begrenzte Sitzungen mit Ablaufwarnung und administrativ konfigurierbarer Sitzungsdauer, HMAC-signierte Share-Tokens.

Datenschutz & Offline-Fähigkeit

Alle Frontend-Bibliotheken (SignalR, pdf.js, fabric.js, tesseract.js inkl. Sprachdaten, exceljs) werden lokal ausgeliefert — keine Verbindungen zu externen CDN-Servern. Die App ist in Umgebungen mit restriktivem Internetzugang vollständig funktionsfähig.

Integrierte Hilfe: Eine vollständige Funktionsdokumentation ist direkt in der Anwendung verfügbar – über das ?-Symbol oder die Tastenkombination ?. Die Hilfe umfasst alle hier beschriebenen Funktionen mit kontextsensitiver Navigation.

Vollständige Bedienungsanleitung: Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zu allen Funktionen finden Sie in der Anwenderdokumentation.